Hier kommt der nächste Buchabschnitt. Für alle, die jetzt in die Lesereihe einsteigen, eine Hintergrundinfo zum Buchprojekt: Im Sommer werden Christopher Schwand und Michael Bartz das neue Buch “Spielregeln für mobiles Arbeiten” veröffentlichen. Das Buch entsteht auf Basis eines derzeit laufenden Forschungsprojektes an der IMC FH Krems, das durch den Projektfonds Arbeit 4.0 der AK Niederösterreich finanziert wird. Weil das Thema Spielregeln für mobiles Arbeiten und Homeoffice brandaktuell ist, können LeserInnen uns bis zum Sommer beim Schreiben über die Schulter schauen. Kommentare, Hinweise und Feedback sind sehr willkommen. Geben Sie so dem Buch inhaltlich Richtung. Hier also nächste Buchausschnitt:
Exkurs: Was, wie in den elektronischen Kalender eintragen
Dieser Abschnitt stellt eine Fortsetzung des vorherigen Abschnitts dar. Hier geht jetzt darum, tiefer in das Thema “Elektronischer Kalender” einzutauschen, und zwar in den Aspekt “Kalenderinhalte”. Um zu erklären, welche Eintragungen im elektronischen Kalender hilfreich und sinnvoll sein können, wählen wir eine besondere Form der Erläuterung und Erklärung. Schon im vorherigen Kapitel hatten wir einen Beispieltext zur Verfügung gestellt, der copy-und-paste verwendet werden könnte. Auch hier wählen wir eine analoge Vorgehensweise und skizzieren anhand eines Beispieltextes, wie die entsprechende Passage in einem Regelwerk für mobiles Arbeiten formuliert sein könnte. Dabei orientieren wir uns in der formellen Ausgestaltung des Textbeispiels an einem eher liberalen Unternehmensumfeld. Dort könnte dieser Teil der Spielregeln dann folgendermaßen formuliert sein:
“Geplante Meetings sollten Sie natürlich in Ihren elektronischen Kalender eintragen, also Videokonferenzen, Audiocalls und Meetings, die physisch im Firmenbüro oder extern stattfinden. Auf diese Art geben Sie Ihren nächsten Arbeitstagen gleich noch mehr Struktur, indem Sie im Vorhinein im Kalender notieren, was Sie sich für morgen, übermorgen, usw. vorgenommen haben. Diese Eintragungen können Sie in zwei verschiedenen Formen nutzen, was wir in den nächsten zwei Punkten kurz erläutern:
- So eine Eintragung kann die Funktion eines Notizzettels (Reminder) haben, der uns ganz simpel erinnern soll, wie “Herrn X anrufen”.
- Dass Sie geplante Tätigkeit eintragen, kann aber auch dazu dienen, die größeren Aufgaben für die nächsten Tage genau auf diese zu verteilen und auf diesem Weg zu durchdenken, was bis wann geschafft sein sollte und wieviel Zeit erfordert. Das hilft Ihnen selbst, aber auch Ihren Vorgesetzten und KollegInnen einzuschätzen, ob Sie ansprechbar oder gut erreichbar sind und wann.
Bei der Eintragung geplanter Tätigkeiten sind ein paar Aspekte nützlich, zu beachten. Wichtig ist zum Beispiel: Kleinteiligkeit vermeiden. Kein Block unter einer Stunde. Denken Sie eher im Big Picture, also in Blöcken von zwei und drei Stunden. Was macht man dann mit den Kleinigkeiten? Zusammenfassen und separat verpacken. Kleine, kurze Tätigkeiten bündeln Sie bitte in Ihrem Kalender als “Miscellaneous” oder “Dies und Das” oder “Verschiedenes”. Bitte fangen Sie nicht an, Eintragungen im 15-Minuten- oder 30-Minuten-Eintragungen vorzunehmen. Es sei denn, es ist ein Reminder, ein Erinnerungszettel, wie oben bereits angesprochen, oder ein kurzes Meeting.
Wichtig ist auch: Wenn Sie eine geplante Tätigkeit eintragen, dann trauen Sie sich, zu notieren, bei welchen Tätigkeiten Sie nicht gestört werden wollen, z.B. wenn Sie konzentriert an einem Konzept zu arbeiten haben. Wählen Sie für die Eintragung gleich die Farbe Rot, und schreiben Sie explizit mit in den Termintext “Nicht Stören! Arbeit an X-Konzept”.
Und jetzt geht es um Sie selbst im engeren Sinne und im weiteren Sinne. Zunächst im engeren Sinne: Denken Sie z.B. daran, fit zu bleiben. Mobiles Arbeiten verführt dazu, Quality Time, wie zum Beispiel Sport, schnell mal unter den Tisch fallen zu lassen. Machen Sie also ernst: Blocken Sie die Zeit für Sport in Ihrem Kalender aus. Und dann ziehen Sie es auch durch. Der einzige Nachteil dieser Methode: Spekulieren Sie nicht darauf, dass eine Kollegin oder Kollege Sie in genau dieser Zeit anruft und Ihnen einen Grund gibt, Ihren guten Vorsatz zu durchbrechen. Denn ein Kalendereintrag wird tatsächlich von anderen gelesen und auch Rücksicht darauf genommen. Zusammengefasst: Schaffen Sie sich Freiraum, indem Sie Me-Time in den Kalender eintragen.
Und damit kommen wir auch schon auch zum “im weiteren Sinne”. Hier geht es nicht nur um Sie, sondern um Sie in Ihrem privaten Umfeld. Viele von uns pflegen Angehörige zu Hause oder sind aktive Väter (!!!) und Mütter in der Kindererziehung. Das mobile Arbeiten ist nicht für die aktive Kinderbetreuung bestimmt. Darauf gehen wir in einem eigenen Buchabschnitt später ausführlich ein. Aber: Mobiles Arbeiten ermöglicht es, Verantwortlichkeiten, wie Pflegen von Angehörigen oder Kinderbetreuung besser mit der beruflichen Tätigkeit vereinbaren zu können. Wenn also während des Arbeitstages Zeiten benötigt werden, in denen Sie genau diese Verantwortlichkeiten wahrnehmen, wie zum Beispiel die Abholung vom Kindergarten, dann blocken Sie diese Zeiten deutlich in Ihrem Kalender. Das ist das Signal: “Familie und Beruf. Lasst mich eine Stunde in Ruhe. Ich bin dann wieder konzentriert für Euch da. Geduld und Ruhe. Alles hat seine Zeit.”
Und zuletzt: Wenn Ihnen der Großteil der Hinweise so vorkam, als würden sie auf Ihren Bürojob gar nicht zutreffen, dann kann es daran liegen, dass Ihre Tätigkeit mehr transaktional ausgerichtet ist. Vielleicht arbeiten Sie zum Beispiel in der Buchhaltung. Gerade dann sind aber die letzten zwei Tipps für Sie besonders relevant, wo es darum geht, Zeiten, die für Sie und Ihr privates Umfeld wichtig sind, zu schützen und abzugrenzen. Und natürlich gilt für Sie, wie auch für alle anderen MitarbeiterInnen, dass es unabdingbar ist Zeitausgleichstage und Urlaubstage im Kalender zu vermerken; denn nur so, bringen Sie auch entsprechende Ruhe in diese Tage hinein. Aber das ist wahrscheinlich etwas, was Sie ohnehin seit Jahren in den Kalender bereits eintragen. Dann ist für Sie das nächste Etappenziel, die Nutzung des Kalenders sinnvoll schrittweise auszuweiten. Denn mehr Mobilität und Flexibilität in der Firma, macht es dringend und wichtig, sicher besser zur koordinieren und nicht hintereinander herrennen zu müssen. Und natürlich sich besser abzugrenzen. Der elektronische Kalender ist das Mittel der Wahl dafür. Probieren Sie es und bauen Sie die Nutzung des Kalenders nach und nach aus.”
Ende des Buchausschnitts … #fhkrems #homeoffice #newwork #projektfondsarbeit4.0