Michael Bartz, IMC FH Krems, im Gespräch mit Kapsch-Vorstand Jochen Borenich über die Zukunft des hybriden Arbeitens, überarbeitete Büropläne und warum bei der Digitalisierung das Homeoffice nur die Spitze des Eisbergs ist.
Hier geht es zum Podcast: https://coffee-tea-technology.simplecast.com/episodes/3-2021-die-zukunft-des-arbeitens-michael-bartz-und-jochen-borenich-im-gesprach-1DvjXStL
#fhkrems #newwork #hybridesarbeiten #kapsch
Hier kommt der nächste Buchabschnitt. Für alle, die jetzt in die Lesereihe einsteigen, eine Hintergrundinfo zum Buchprojekt: Im Sommer werden Christopher Schwand und Michael Bartz das neue Buch “Spielregeln für mobiles Arbeiten” veröffentlichen. Das Buch entsteht auf Basis eines derzeit laufenden Forschungsprojektes an der IMC FH Krems, das durch den Projektfonds Arbeit 4.0 der AK Niederösterreich finanziert wird. Weil das Thema Spielregeln für mobiles Arbeiten und Homeoffice brandaktuell ist, können LeserInnen uns bis zum Sommer beim Schreiben über die Schulter schauen. Kommentare, Hinweise und Feedback sind sehr willkommen. Geben Sie so dem Buch inhaltlich Richtung. Hier also nächste Buchausschnitt:
Dieser Abschnitt stellt eine Fortsetzung des vorherigen Abschnitts dar. Hier geht jetzt darum, tiefer in das Thema “Elektronischer Kalender” einzutauschen, und zwar in den Aspekt “Kalenderinhalte”. Um zu erklären, welche Eintragungen im elektronischen Kalender hilfreich und sinnvoll sein können, wählen wir eine besondere Form der Erläuterung und Erklärung. Schon im vorherigen Kapitel hatten wir einen Beispieltext zur Verfügung gestellt, der copy-und-paste verwendet werden könnte. Auch hier wählen wir eine analoge Vorgehensweise und skizzieren anhand eines Beispieltextes, wie die entsprechende Passage in einem Regelwerk für mobiles Arbeiten formuliert sein könnte. Dabei orientieren wir uns in der formellen Ausgestaltung des Textbeispiels an einem eher liberalen Unternehmensumfeld. Dort könnte dieser Teil der Spielregeln dann folgendermaßen formuliert sein:
“Geplante Meetings sollten Sie natürlich in Ihren elektronischen Kalender eintragen, also Videokonferenzen, Audiocalls und Meetings, die physisch im Firmenbüro oder extern stattfinden. Auf diese Art geben Sie Ihren nächsten Arbeitstagen gleich noch mehr Struktur, indem Sie im Vorhinein im Kalender notieren, was Sie sich für morgen, übermorgen, usw. vorgenommen haben. Diese Eintragungen können Sie in zwei verschiedenen Formen nutzen, was wir in den nächsten zwei Punkten kurz erläutern:
Bei der Eintragung geplanter Tätigkeiten sind ein paar Aspekte nützlich, zu beachten. Wichtig ist zum Beispiel: Kleinteiligkeit vermeiden. Kein Block unter einer Stunde. Denken Sie eher im Big Picture, also in Blöcken von zwei und drei Stunden. Was macht man dann mit den Kleinigkeiten? Zusammenfassen und separat verpacken. Kleine, kurze Tätigkeiten bündeln Sie bitte in Ihrem Kalender als “Miscellaneous” oder “Dies und Das” oder “Verschiedenes”. Bitte fangen Sie nicht an, Eintragungen im 15-Minuten- oder 30-Minuten-Eintragungen vorzunehmen. Es sei denn, es ist ein Reminder, ein Erinnerungszettel, wie oben bereits angesprochen, oder ein kurzes Meeting.
Wichtig ist auch: Wenn Sie eine geplante Tätigkeit eintragen, dann trauen Sie sich, zu notieren, bei welchen Tätigkeiten Sie nicht gestört werden wollen, z.B. wenn Sie konzentriert an einem Konzept zu arbeiten haben. Wählen Sie für die Eintragung gleich die Farbe Rot, und schreiben Sie explizit mit in den Termintext “Nicht Stören! Arbeit an X-Konzept”.
Und jetzt geht es um Sie selbst im engeren Sinne und im weiteren Sinne. Zunächst im engeren Sinne: Denken Sie z.B. daran, fit zu bleiben. Mobiles Arbeiten verführt dazu, Quality Time, wie zum Beispiel Sport, schnell mal unter den Tisch fallen zu lassen. Machen Sie also ernst: Blocken Sie die Zeit für Sport in Ihrem Kalender aus. Und dann ziehen Sie es auch durch. Der einzige Nachteil dieser Methode: Spekulieren Sie nicht darauf, dass eine Kollegin oder Kollege Sie in genau dieser Zeit anruft und Ihnen einen Grund gibt, Ihren guten Vorsatz zu durchbrechen. Denn ein Kalendereintrag wird tatsächlich von anderen gelesen und auch Rücksicht darauf genommen. Zusammengefasst: Schaffen Sie sich Freiraum, indem Sie Me-Time in den Kalender eintragen.
Und damit kommen wir auch schon auch zum “im weiteren Sinne”. Hier geht es nicht nur um Sie, sondern um Sie in Ihrem privaten Umfeld. Viele von uns pflegen Angehörige zu Hause oder sind aktive Väter (!!!) und Mütter in der Kindererziehung. Das mobile Arbeiten ist nicht für die aktive Kinderbetreuung bestimmt. Darauf gehen wir in einem eigenen Buchabschnitt später ausführlich ein. Aber: Mobiles Arbeiten ermöglicht es, Verantwortlichkeiten, wie Pflegen von Angehörigen oder Kinderbetreuung besser mit der beruflichen Tätigkeit vereinbaren zu können. Wenn also während des Arbeitstages Zeiten benötigt werden, in denen Sie genau diese Verantwortlichkeiten wahrnehmen, wie zum Beispiel die Abholung vom Kindergarten, dann blocken Sie diese Zeiten deutlich in Ihrem Kalender. Das ist das Signal: “Familie und Beruf. Lasst mich eine Stunde in Ruhe. Ich bin dann wieder konzentriert für Euch da. Geduld und Ruhe. Alles hat seine Zeit.”
Und zuletzt: Wenn Ihnen der Großteil der Hinweise so vorkam, als würden sie auf Ihren Bürojob gar nicht zutreffen, dann kann es daran liegen, dass Ihre Tätigkeit mehr transaktional ausgerichtet ist. Vielleicht arbeiten Sie zum Beispiel in der Buchhaltung. Gerade dann sind aber die letzten zwei Tipps für Sie besonders relevant, wo es darum geht, Zeiten, die für Sie und Ihr privates Umfeld wichtig sind, zu schützen und abzugrenzen. Und natürlich gilt für Sie, wie auch für alle anderen MitarbeiterInnen, dass es unabdingbar ist Zeitausgleichstage und Urlaubstage im Kalender zu vermerken; denn nur so, bringen Sie auch entsprechende Ruhe in diese Tage hinein. Aber das ist wahrscheinlich etwas, was Sie ohnehin seit Jahren in den Kalender bereits eintragen. Dann ist für Sie das nächste Etappenziel, die Nutzung des Kalenders sinnvoll schrittweise auszuweiten. Denn mehr Mobilität und Flexibilität in der Firma, macht es dringend und wichtig, sicher besser zur koordinieren und nicht hintereinander herrennen zu müssen. Und natürlich sich besser abzugrenzen. Der elektronische Kalender ist das Mittel der Wahl dafür. Probieren Sie es und bauen Sie die Nutzung des Kalenders nach und nach aus.”
Ende des Buchausschnitts … #fhkrems #homeoffice #newwork #projektfondsarbeit4.0
Hier kommt der nächste Buchabschnitt. Für alle, die jetzt erst einsteigen, eine Hintergrundinfo zum Buchprojekt: Im Sommer werden Christopher Schwand und Michael Bartz das neue Buch “Spielregeln für mobiles Arbeiten” veröffentlichen. Das Buch entsteht auf Basis eines derzeit laufenden Forschungsprojektes an der IMC FH Krems, das durch den Projektfonds Arbeit 4.0 der AK Niederösterreich finanziert wird. Weil das Thema Spielregeln für mobiles Arbeiten und Homeoffice brandaktuell ist, können LeserInnen uns bis zum Sommer beim Schreiben über die Schulter schauen. Kommentare, Hinweise und Feedback sind sehr willkommen. Geben Sie so dem Buch inhaltlich Richtung. Hier also nächste Buchausschnitt:
Im Verlauf der Spielregelforschung an der IMC FH Krems zeichnete sich in den letzten sieben Jahren ein Punkt deutlich ab, der Unternehmen miteinander verbindet, die mobile Arbeitsweisen erfolgreich oder besonders erfolgreich implementiert haben. Was diese Organisationen miteinander verbindet, ist die Tatsache, dass der elektronische Kalender in der gesamten Belegschaft genutzt wird. ‘Kalender nutzen’ hat hierbei zwei Bedeutungen:
Bei der flächendeckenden Nutzung und dem Öffnen der Kalender geht ist nicht darum, alle Details zugänglich zu machen. Elektronische Kalender bieten die Funktion, den Detailgrad dessen, was gezeigt und geteilt werden soll, zu bestimmen und einzuschränken. Welcher Detailgrad passend ist, das hängt sehr von der jeweiligen Kultur des Unternehmens und des Umgangs miteinander ab. Zumeist reicht es vollkommen aus, zu zeigen, dass ein Termin im Kalender ist, und dass aus der Eintragung hervorgeht, ob die Mitarbeiterin zu dieser Zeit sich “im Haus” befindet oder nicht. Wo genau und worum es geht, das ist gar nicht von Interesse. Das wird deutlich, wenn man sich die Zielsetzungen hinter dem Nutzen und Teilen elektronischer Kalender sich genauer ansieht.
In Benutzung elektronischer Kalender lassen sich in Bezug auf mobiles Arbeiten drei Zielsetzungen sehr klar herausstellen, auf die das IMC-Forschungsteam immer wieder getroffen ist:
Regelungen zum Thema “Elektronischer Kalender” unterscheiden sich überwiegend in Bezug auf den Detailgrad dessen, was geteilt werden soll, sowie über die Art und Weise der Visualisierung von Kalendereinträgen. Die Regelungen unterscheiden sich aber nicht bezüglich der Frage der grundsätzlichen Nutzung und des Teilens des elektronischen Kalenders. Denn die Nutzung und das Teilen des elektronischen Kalenders ist ein kritischer Erfolgsfaktor für effizientes und effektives mobiles Arbeiten. Aus diesem Grund beziehen sich die anschließenden drei Beschreibungen auf den erstgenannten Aspekt.
In Unternehmen, die auf stark formalisierte Regelungen setzen, ist im Detail vorgeschrieben, welche Eintragungen in welcher Form im Kalender vorzunehmen sind. So wird zum Beispiel vorgeschrieben, bei einem Meeting das Thema und den Ort einzutragen. Die Termineintragung muss die Agenda enthalten und es sollte möglich sein, in diesen Termin ‘hineinzuklicken’ und sich diese Details anzusehen, zum Beispiel die Liste der TeilnehmerInnen. Und diese Regelung hat eher Vorschriftscharakter. Es wird sogar auch vorgeschrieben, mit welcher Vorlaufzeit Eintragungen vorzunehmen sind, z.B. bei der Eintragung mobiler Arbeits- oder Homeoffice-Tage.
Weniger formalisierte Regelungen regulieren zwar, welche Art von ‘Terminen’ oder Events in einen Kalender einzutragen sind. Es wird jedoch nicht der Einblick in Details gefordert, zum Beispiel Agenda eines Meetings. Aber auch hier überwiegt der Vorschriftscharakter.
Im eher liberalen Regelungsspektrum find man einen Mix aus Vorschriften und Empfehlungen dazu, welche Events in einen Kalender eingetragen werden sollen oder können.
Entsprechend setzen sehr liberale Unternehmen überwiegend auf Empfehlungen und Best Practice Tipps. Das kann folgendermaßen aussehen. Hier als Hilfestellung ein Text, den Unternehmen gerne ganz oder teilweise in ihr Regelwerk übernehmen können:
“Sollten Sie bisher abgelehnt haben, den elektronischen Kalender zu nutzen, dann überraschen Sie Ihren Chef oder Ihre Chefin damit, dass Sie “ebenso über Nacht” beginnen, diesen zu aktiv zu verwenden. Und ist Ihr Kalender noch nicht freigeschalten für Ihre KollegInnen und Ihren Vorgesetzten oder Ihre Vorgesetzte, dann erledigen Sie das jetzt gleich. Stellen Sie sicher, dass jeder und jede in der Firma hineinschauen kann. In den meisten Mailprogrammen können Sie wählen, welche Details für andere sichtbar sind. – Übrigens: Bitten Sie auch Ihre Führungskraft, den Kalender zu öffnen. Denn Kalender haben nur einen Nutzen, wenn die Transparenz in alle Richtungen geht.
Wenn die zwei vorhergehenden Schritte sichergestellt sind, dann tun Sie vielleicht Folgendes: Tragen Sie doch heute für den nächsten Tag schon mal zwei, drei oder vier grobe Blöcke ein mit Tätigkeiten, die Sie für morgen planen. So schaffen Sie es, in den neuen Modus hineinzukommen. Und machen Sie das jeden Tag. So, können Ihre Chefin oder Ihr Chef sich vorab Überblick verschaffen. Das ist übrigens auch gut für die Arbeitsplanung im Team und – auch nicht zu unterschätzen – für Ihr Selbstmanagement im Homeoffice. Wenn es dann anders kommt am nächsten Tag, ist es halt so. Es geht nicht um präzise Planung, sondern um Transparenz, Koordination und aber auch Abgrenzung und Selbstschutz.
Jetzt geht es weiter: Nutzen Sie den Kalender wie eine Art Tagebuch. Notieren Sie z.B. am Ende des Tages, was Sie heute alles erledigt haben. Das heißt, die drei oder vier geblockten Tätigkeiten, die Sie am Vortag eingetragen hatten, löschen Sie raus, wenn es anders kam. Oder Sie verschieben oder ergänzen sie ein wenig. So hat Ihre Führungskraft extrem gute Transparenz und geht selbst jeden Tag durch eine Lernkurve in Richtung: “OK. Im Homeoffice geht richtig was weiter”. Und wiederrum für Sie selbst ist diese Art von Journalführung im Sinne des Selbstmanagement nötig. So können Sie sich auch selbst fragen: War das heute adäquat, was ich geleistet habe (Das richtig sich an die, für die die Couch, der Kühlschrank oder die Waschmaschine im Homeoffice ein großes Ablenkungsrisiko darstellen)? Oder war es schon wieder viel zu viel und viel zu lang heute?”
Ende des Buchausschnitts … #imcfhkrems #homeoffice #newwork #projektfondsarbeit4.0
Im Sommer werden Christopher Schwand und ich das neue Buch “Spielregeln für mobiles Arbeiten” veröffentlichen. Das Buch entsteht auf Basis eines derzeit laufenden Forschungsprojektes an der IMC FH Krems, das durch den Projektfonds Arbeit 4.0 der AK Niederösterreich finanziert wird. Weil das Thema Spielregeln für mobiles Arbeiten und Homeoffice brandaktuell ist, können LeserInnen uns bis zum Sommer beim Schreiben über die Schulter schauen. Kommentare, Hinweise und Feedback sind sehr willkommen. Geben Sie so dem Buch inhaltlich Richtung. Das ist der nächste Buchausschnitt:
Einige Unternehmen setzen auf einen laufenden Vorabgenehmigungsprozess für mobile Arbeitstage, und zwar im wöchentlichen Rhythmus. Dies ist die übliche Praxis in Unternehmen mit eher konservativer Unternehmenskultur. Der Leser oder die Leserin mögen jetzt vielleicht stutzen. Deshalb der wichtige Hinweis: Es gibt nicht wirklich ein Falsch oder Richtig. Entscheidend ist, dass eine Regelung zur Kultur und den Umgangsformen in einem Betrieb passt, sich also für alle Beteiligten richtig anfühlt. Und deswegen werden im Folgenden mehrere Varianten dieser Regelung, die in der Praxis üblich sind, nacheinander vorgestellt.
Das primäre sachliche Ziel aller Varianten ist, mobile Arbeitszeiten im Vorhinein in Teams oder Abteilungen abzustimmen. Ein weiteres Ziel ist es, sicherzustellen, dass mit mobilen Arbeitszeiten bewusst umgegangen wird. Dass also die Wahl eines mobilen Arbeitsplatzes bewusst für die Erledigung bestimmter Arbeiten erfolgt und für diese Tätigkeiten der optimale Arbeitsplatz gewählt wird. Während der Corona-Pandemie hatten in den Jahren 2020 und 2021 BüromitarbeiterInnen überwiegend nicht die Wahl. Hier muss im Homeoffice jede Form von Arbeit erledigt und dann auch noch mit weiteren Verantwortlichkeiten kombiniert werden, z.B. Homeschooling, Kinderbetreuung oder Pflege von Angehörigen. In Zeiten, die die freie Wahl des Arbeitsplatzes erlauben, sollte hingegen der Arbeitsplatz möglichst an der Art zu erledigenden Aufgaben orientieren. Mobiles Arbeiten bedeutet in diesem Sinne, sich jeweils den optimalen Arbeitsplatz zu suchen, im Firmenbüro oder außerhalb des Firmenbüros, und zwar den Arbeitsplatz, der es erlaubt, anstehende Arbeiten bestmöglich anzugehen oder — idealerweise auch gleich — sehr fokussiert oder ungestört zu erledigen. Und der bewusste Umgang mit der Planung und Koordination mobiler Arbeitszeiten fördert genau diesen Effekt. Allein aus diesem Grund ist es nützlich und zielführend, eine Regelung hierfür in Spielregeln für mobiles Arbeiten aufzunehmen.
Im Folgenden stellen wir — wie bereits angekündigt — mehrere Varianten dieser Regelung vor. Wir beginnen mit der strengsten Form, die oben bereits beschrieben wurde, und bewegen uns Schritt für Schritt in Richtung immer liberalerer Regelungsformen. Wobei ‘streng’ bedeutet, dass der Formalisierungsgrad in einem Unternehmen eher hoch ist und Regelungen restriktiv gehandhabt werden. Wir verwenden hierfür auch die Bezeichnung “restriktive”. Mit “liberal” hingegen ist gemeint, dass Abstimmung und Koordination in einem Betrieb tendenziell mehr Selbstregulationsmechanismen anvertraut wird und wenige harte Restriktionen gesetzt werden. Diese Begrifflichkeiten “restriktiv” und “liberal” werden wir im Folgenden — auch in den nachfolgenden Abschnitten — immer wieder verwenden.
In einer Unternehmensumgebung, die auf einen höheren Formalisierungsgrad, Grenzen und Restriktionen in Unternehmensabläufen setzt, war es bisher üblich (vor Corona — und darauf kommen wir gleich noch), einen entsprechenden Vorabgenehmigungsprozess zu etablieren. Das bedeutet, dass MitarbeiterInnen unter der Einhaltung einer bestimmten Frist vor Konsumtion eines mobilen Arbeitstages einen Antrag stellen und sich diesen durch ihre Vorgesetzte oder ihren Vorgesetzten genehmigen lassen müssen. Die Frist kann einen oder auch mehrere Arbeitstage umfassen. Die Antragstellung erfolgt zum Beispiel über ein elektronisches Formular im Zeiterfassungssystem. Im Formular ist dann auch eine Begründung einzugeben. Das heißt, es soll angegeben werden, welche Arbeiten für diesen mobilen Arbeitstag geplant sind.
Es wurde von unserem Forschungsteam an der IMC FH Krems auch schon beobachtet, dass nach einem mobilen Arbeitstag dann ein Bericht über die erledigten Arbeiten abzugeben ist, erstellte Dokumente auf eine Plattform hochzuladen und der Bericht und die Dokumente von der Vorgesetzten und dem Vorgesetzten zu genehmigen sind. Zu dieser sehr stark formalisierten Regelung ist allerdings zu sagen, dass wir nach den Pandemiejahren 2020 und 2021 wir als Forschungsteam nicht mehr damit rechnen, dass Unternehmen weiterhin auf eine so hochgradig formalisierte Regelung setzen oder eine solche Implementieren werden, da sich nach eineinhalb Jahren Homeoffice diese Form des Arbeitens in gewisser Weise in den neuen Kanon von Normalität eingeschliffen hat.
Eine Alternative zur zuvor vorgestellten Vorgehensweise stellt die Vorabgenehmigung per E-Mail dar. Das heißt, die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter, fragt bei seiner Vorgesetzten oder seinem Vorgesetzten unter Einhaltung einer definierten Vorlauffrist (z.B. zwei Werktage oder in der Arbeitswoche davor) an, ob ein bestimmter mobiler Arbeitstag aus seiner oder ihrer Sicht ‘in Ordnung’ ist. Die Genehmigung erfolgt ebenfalls schriftlich per E-Mail-Reply durch die Vorgesetzte oder den Vorgesetzten. Diese Vorgehensweise wird zumeist kombiniert mit der Verpflichtung, genehmigte mobile Arbeitstage dann in den jeweiligen elektronischen Kalender einzutragen. Die Eintragung erfolgt natürlich durch die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter selbst; wir erwähnen das nur, um gleich Missverständnissen vorzubeugen. Hierbei ist die wesentliche Voraussetzung, dass der elektronische Kalender dann aber auch für MitarbeiterInnen und Führungskräfte einsehbar ist. Dazu mehr im nachfolgenden Kapitel. Die Eintragung in den elektronischen Kalender dient der Transparenz und Koordination im unmittelbaren Arbeitsumfeld, aber auch in der Organisation insgesamt.
Als liberale Regelungsvariante findet sich in der Praxis die Abstimmung geplanter mobiler Arbeitstage über das wöchentliche Teammeeting oder Abteilungsmeeting. Ziel hierbei ist die Koordination von Nicht-Anwesenheit im Firmenbüro. Dies kann insbesondere wichtig sein, wenn die Funktion eines Teams eine Mindestbesetzung im Büro erfordert. Das ist zum Beispiel beim sogenannten IT-Helpdesk der Fall, der manchmal tatsächlich ein nicht funktionierendes Notebook physisch vor Ort in den Händen halten muss, um einem Fehler auf die Schliche zu kommen und diesen beheben zu können.
Mobile Arbeitstage werden also im Teammeeting miteinander abgestimmt und manchmal — wenn es erforderlich ist — ausverhandelt werden. So oder so, wird diese Form der Koordination ebenfalls kombiniert mit der Verpflichtung, dass jede Mitarbeiterin oder Mitarbeiter die geplanten mobilen Arbeitstage in den elektronischen Kalender einträgt und dieser in der Organisation einsehbar ist.
In der liberalsten Variante reduziert sich der planerische Umgang mit mobilen Arbeitstagen ganz auf die Eintragung in den elektronischen Kalender. MitarbeiterInnen sind lediglich aufgefordert, mobile Arbeitszeiten vorab in den eigenen elektronischen Kalender einzutragen, und natürlich muss der Kalender in der Organisation einsehbar sein. Diese Regelungsvariante erleichtert auch den Umgang mit fixen mobilen Arbeitstagen. Denn schätzungsweise 10 bis 20% der MitarbeiterInnen eines Betriebes bevorzugen ein fixes Nutzungsschema. Zum Beispiel: Jeder Dienstag ist mobiler Arbeitstag. In den zuvor vorgestellten alternativen Regelungsvarianten gestaltet sich Genehmigung und Abstimmung repetitiv und redundant. Im Rahmen dieser Regelung, ist dieses Nutzungsmuster aber effizient zu handhaben. Weiters löst diese, Regelungsvariante ein anderes Problem: Wie ist mit dem stundenweisen mobilen Arbeiten umzugehen. Zum Beispiel: Die ersten zwei Stunden in der Früh wird an einem Tag von zuhause aus gearbeitet, und danach wechselt man in das Büro. Auch mit der stundenweisen Nutzung mobiler Arbeitsweisen, kann im Rahmen dieser Spielregelvariante sehr effizient umgegangen werden.
Ende des Buchausschnitts … #imcfhkrems #homeoffice #newwork #projektfondsarbeit4.0
Im Sommer kommt ein neues Buch von Michael Bartz und Christopher Schwand, Professoren der IMC FH Krems. Thema sind Spielregeln für mobiles Arbeiten. Das Buch entsteht auf Basis eines derzeit laufenden Forschungsprojektes an der IMC FH Krems, das durch den Projektfonds Arbeit 4.0 der AK Niederösterreich finanziert wird. Weil das Thema Spielregeln für mobiles Arbeiten und Homeoffice brandaktuell ist für ArbeitnehmerInnen und Unternehmen, wird das Buch öffentlich geschrieben. D.h. die LeserInnen schauen den Autoren beim Schreiben über die Schulter. Und nicht nur das. Die LeserInnen sind LeserInnen aufgefordert, den Inhalt im Zuge seiner Entstehung zu beeinflussen, zu steuern und dem Buch inhaltliche Richtung zu geben. Genug der Worte. Schreiten wir zu Tat. Es folgt der erste Buchausschnitt. Kommentare sind sehr erwünscht. Dazu bitte die Kommentarfunktion unter dem Blogartikel nutzen. Der Bauchausschnitt trägt den Titel “Ziele und Aufbau des Buches“:
Das Ziel dieses Leitfadens ist es, Unternehmen und MitarbeiterInnen dabei zu unterstützen, Spielregeln zu entwickeln und mit nachhaltiger Wirkung zu implementieren. Zu welchen Themen und Fragestellungen bietet der Leitfaden also konkrete Hilfestellung und wie gehen wir es an:
Der Leitfaden folgt genau der oben dargestellten Struktur der Themen und jeweiligen Fragestellungen. Schritt für Schritt wird es so einem Team, das für die Ausgestaltung oder Optimierung von Spielregeln für mobiles Arbeiten in einem Unternehmen und ihre Implementierung verantwortlich ist, eine Anleitung an die Hand gegeben. Erfahrungen im Forschungsprojekt “Guide für mobiles Arbeiten” an der IMC FH Krems, dass durch den Projektfonds Arbeit 4.0 der Arbeiterkammer Niederösterreich finanziert wurde, haben gezeigt, dass ein solches Entwicklungsteam mit dieser Art von ‘Input’ innerhalb von ein bis zwei Wochen einen inhaltlich treffsicheren Spielregelentwurf entwickeln konnten.
Ende des Buchausschnitts … #imcfhkrems #homeoffice #newwork #projektfondsarbeit4.0
Homeoffice-Studie, die OGM im Auftrag des Österreichischen Bundesministeriums für Arbeit durchgeführt hat. Information des Ministeriums zur Studie: “Dabei wurden über 1.400 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sowie über 1.600 Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber aus der Privatwirtschaft und dem Öffentlichen Dienst befragt und ihre Meinungsbilder miteinander verglichen. Eine überwiegende Mehrheit – über 90 Prozent auf beiden Seiten – gibt an, dass Homeoffice in der Krise sehr gut bzw. eher gut funktioniert hat. Die Studienergebnisse unterstreichen zudem die These, dass Homeoffice auch nach der Krise weiter genutzt werden wird. Mehrheitlich besteht der Wunsch nach 1-2 Tagen Homeoffice in der Woche.” Vielen Dank an Betina Kitzler für den Hinweis und die Informationen zur Studie.
Zum Download geht es hier (unten auf der Website des BMA befindet sich der Link für den Download, bitte auf der Seite dort ganz nach unten scrollen):
https://www.bma.gv.at/Services/News/Homeoffice-Studie.html
Interessante Studie zu Remote Working, Home Office und hybridem Arbeiten von meinem langjährigen Arbeitgeber Capgemini Consulting. Immerhin eine Sample-Grösse von 500, die der Studie zugrunde liegt. Vielen Dank an Thomas Unterhuber (Personalchef Capgemini Österreich) für den Hinweis. Hier geht es zur Studie:
https://www.capgemini.com/wp-content/uploads/2020/12/Report-The-Future-of-Work.pdf
Interessant Statistik für den DACH Raum. Die Werte für Pendelzeiten im Bereich von über einer Stunde erscheinen, zu niedrig; aber insgesamt eine sehr nützliche Analyse.
Die Arbeiterkammer Oberösterreich hat eine Betriebsratsstudie zum Arbeiten während Corona durchgeführt. Hier gleich ein paar Kernaussagen der Studie zum Thema “Homeoffice”:
“Die langsame Rückkehr aus dem Home-Office ist bemerkbar. Der Anteil der Betriebe mit gar keinem oder nur einem geringen Anteil an Beschäftigten im Home-Office – höchstens 10 Prozent – ist Ende 2020 auf fast die Hälfte (47 Prozent) deutlich angewachsen. Im März traf dies nur auf etwa ein Drittel zu. In 12 Prozent der Betriebe sind jeweils mehr als 60 Prozent der Beschäftigten im Home-Office tätig – im März 2020 waren es noch 22 Prozent.
Die Betriebsratsvorsitzenden sehen Home-Office durchaus zwiespältig. 75 Prozent stellen fest, dass viele Beschäftigte über fehlende Kontakte zu ihren Kollegen/-innen klagen. Dass Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben verschwimmen ist ebenso eine der “Schattenseiten” der Telearbeit wie der Mangel an geeigneten Arbeitsräumen sowie das Fehlen technischer Ausstattung wie Drucker und leistungsfähiger Internetverbindungen.
Knapp zwei Drittel der Befragten sagen aber auch, dass viele Beschäftigte durch Home-Office Familie und Beruf besser vereinbaren können – wenn Kindergärten und Horte mit entsprechenden Öffnungszeiten sowie kurze Distanzen zur Wohnung eine Vollzeitbeschäftigung ermöglichen. Die mit Abstand stärkste Zustimmung (87 Prozent) findet die Erleichterung des Alltags durch den Wegfall des Arbeitsweges.”
Zur Studie selbst geht es hier (Download rechts auf der Seite unter “Forschungsbericht”):
https://ooe.arbeiterkammer.at/service/presse/Corona-Krise-_Erfahrungen_fuer_die_Zukunft_nutzen.html
Bildquelle: AK Oberösterreich
Bildquelle ORF Online: https://orf.at/stories/3198340/
Die zugrundliegende Daten kommen von Statistik Austria:
https://orf.at/stories/3198340/
Statistik Austria bietet auch Daten aus der Zeit vor Beginn der Corona-Krise an:
https://orf.at/stories/3198340/
#workfromhome; #homeoffice; #corona; #covid19; #newwork; #newworldofwork; #digitaltransformation; #imcfhkrems; #newworkhouze; #digitaltransformationtoolbox; #digitalleadership; #leadership; #management; #agility
Jetzt ist es Zeit, in Unternehmen die Rückkehr der Belegschaft an die Büroarbeitsplätze im Unternehmen vorzubereiten. Denn die schrittweise “Wiederbesiedlung” der Büros wird voraussichtlich im ersten Halbjahr 2021 starten oder bereits teilweise vollzogen. Eine wichtige Frage ist in diesem Zusammenhang: Wird es dann noch Homeoffice geben? Klare Antwort: Nein, aber…es wird wieder mobiles Arbeiten geben. D.h. MitarbeiterInnen sind dann nicht mehr auf das Homeoffice beschränkt, sondern können auch wieder an anderen Orten, wie z.B. Co-Working-Spaces, außerhalb des Firmenbüros arbeiten. Was wird anders sein: Die MitarbeiterInnen werden nach Corona sicher intensiver die Möglichkeit nutzen wollen, mobil zu arbeiten, als vor Corona. Das bringt den MitarbeiterInnen Vorteil und dem Betrieb gleichermaßen. Deswegen bereiten sich Betriebe derzeit genau auf diesen Schritt vor.
Was ist zu tun, damit der Schritt in Richtung mehr Flexibilität funktioniert?
Antwort: Wichtigster Punkt ist, jetzt die organisatorischen Rahmenbedingungen für die zukünftige Nutzung mobil-flexibler Arbeitsweisen im Betrieb festzulegen. Das erfolgt in Form schriftlicher Spielregeln.
Wen brauche ich für die Entwicklung von Spielregeln für mobiles Arbeiten?
Antwort: Idealerweise ein Team von vier, fünf bis acht Personen. Mehr sollten es sich nicht sein. HR sollte den Lead übernehmen. Teammitglieder sind idealerweise interessierte AbteilungsleiterInnen.
Wie stellen wir im Unternehmen sicher, dass wir die richtigen Spielregeln aufstellen?
Antwort: Hier reicht ein 90-minütiger Online-Workshop mit dem Blogautor Prof. Michael Bartz mit dem Entwicklungsteam des jeweiligen Unternehmens. Im Rahmen des Workshops wird geklärt, was wichtig ist zu regeln, wie man diese Punkte optimalerweise regelt (Option) und, was man nicht regeln muss, weil es von allein funktioniert. Nach diesem Walk-through wird es dem Entwicklungsteam möglich sein, sehr zielgerichtet in kürzester Zeit (ein oder zwei Wochen), die eigenen Spielregeln aufzustellen.
Wie können wir überprüfen, ob es funktioniert?
Antwort: Unternehmen haben die Möglichkeit, an einem Forschungsprojekt zu mobilem Arbeiten teilzunehmen. Im Rahmen dieses Forschungsprojektes erhalten Unternehmen längerfristig unterstützende Begleitung (Erfolgsmessung, Reviews, etc.).
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Pressemeldung des Bundesministeriums für Arbeit, Familie und Jugend vom 11.11.2020 mit Kernaussagen des Finanzministers, der Arbeitsministerin sowie des Sozialministers:
“Aschbacher: Wir sichern mit CORONA HOME OFFICE kurzfristig bestmögliche Rahmenbedingungen
Beschäftigte werden bis März 2021 durch die Verlängerung des Unfallversicherungsschutzes und der Pendlerpauschale im Homeoffice unterstützt
Wien (OTS) – Die Bundesregierung hat im Zuge der Corona-Pandemie und aufgrund der steigenden Bedeutung von Homeoffice Maßnahmen beschlossen, die das Arbeiten im Homeoffice bzw. das mobile Arbeiten für Beschäftigte und Unternehmen erleichtern sollen. Angesichts der aktuell rasant steigenden Infektionszahlen wurde unter Federführung von Arbeitsministerin Christine Aschbacher im Einvernehmen mit den Sozialpartnern beschlossen, dass die ursprünglich bis Endes des Jahres befristete Pendlerpauschale und Erweiterung des Unfallversicherungsgesetztes im Homeoffice bis März 2021 verlängert werden.
“Homeoffice hat im Zuge der COVID-19-Krise an Beschleunigung erlebt und neue Wege des Arbeitens eröffnet. Im Frühjahr ist der Anteil der Beschäftigten im Homeoffice von 10 auf über 40 Prozent gestiegen. Angesichts der erneut drastisch steigenden Infektionszahlen ist es jetzt wichtig, dass wir bis in das kommende Jahr Rahmenbedingungen sicherstellen, die das Arbeiten zu Hause ermöglichen und Schutz für die Beschäftigten bereitstellen”, so Arbeitsministerin Christine Aschbacher.
“Die Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten ist in den letzten Monaten immer wichtiger geworden. Dadurch können wertvolle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mobil oder von zuhause aus weiterarbeiten. Ich befürworte daher jede Maßnahme, die den Menschen und Unternehmern hilft in diesen schweren Zeiten weiterarbeiten zu können und den Wirtschaftskreislauf am Leben zu erhalten”, so Finanzminister Gernot Blümel zu den Verlängerungen.
Die kurzfristigen Regelungen zum Corona-Homeoffice umfassen drei wesentliche Punkte: den Unfallversicherungsschutz für Beschäftigte, Pendlerpauschale als weiterführende Aufwandsentschädigung für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sowie einen organisatorischen Leitfaden unter wissenschaftlicher Begleitung.
“Wir stellen in den kommenden Wochen zwei Leitfäden zur Verfügung. Einerseits zum Thema “Ergonomie am Arbeitsplatz im Homeoffice”, da dies unter den jeweiligen Methoden empfohlen wird. Andererseits ein Leitfaden zu Spielregeln im Betrieb für Homeoffice und Mobiles Arbeiten, da aufgrund der neuen Situation neue Lösungsansätze gefordert sind. Beide Leitfäden sollen als Unterstützung in der Praxis für Betriebe und Beschäftigte zur Verfügung stehen”, sagt Aschbacher.
“Daher haben wir uns in enger Abstimmung mit den Sozialpartnern sowohl auf die Verlängerung der Pendlerpauschale, als auch auf die Fortsetzung des Unfallversicherungsschutzes im Homeoffice verständigt”, betont die Arbeitsministerin. “Beides sind zentrale Maßnahmen, die es uns ermöglichen, das Homeoffice zum Wohl der Beschäftigten und der Betriebe bestmöglich zu gestalten.”
Durch die Verlängerung kann die Pendlerpauschale in gleicher Höhe vom Arbeitgeber weiterhin gewährt werden, auch wenn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer den Weg zwischen Wohnung und Arbeitsplatz aufgrund von Kurzarbeit oder Homeoffice nicht zurücklegen.
“Ebenso ist es mir ein besonderes Anliegen, dass sich die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer auch während der Arbeit im Homeoffice sicher fühlen. Es ist daher notwendig, dass wir den Unfallversicherungsschutz von Beschäftigten im Homeoffice fortsetzen können”, meint Aschbacher.
Sozialminister Rudi Anschober: “Die geplanten Unterstützungsmaßnahmen sind ein wichtiger Baustein, um Home-Office sozial abzusichern. Wir müssen, um dem Coronavirus entschieden entgegenzutreten, physische Kontakte einschränken. Schon ein Drittel weniger soziale Kontakte reduziert das Infektionsrisiko um 50 Prozent. Daher ist Home-Office, wenn möglich, eine wesentliche Maßnahme in den kommenden Wochen.”
Beide Maßnahmen waren ursprünglich bis 31.12.2020 befristet. An einer nachhaltigen Homeoffice Regelung wird mit den Sozialpartnern weiter gearbeitet, sodass diese in der neuen Arbeitswelt nachhaltige Anwendung finden kann.”
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Am 11.11. 2020 hat das Bundesministerium für Arbeit, Familie und Jugend den Leitfaden zur Entwicklung von Spielregeln für mobiles Arbeiten veröffentlicht. Der Leitfaden steht hier zum Download bereit:
https://www.bmafj.gv.at/Services/News/Leitfaden-Homeoffice.html
Bundesministerin Christine Aschbacher schreibt dazu:
“Unsere Arbeitswelt hat sich massiv verändert: Die Digitalisierung und technologischen Entwicklungen ermöglichen das Arbeiten von nahezu jedem Ort. Diese Flexibilität wird zunehmend sowohl von Beschäftigten als auch von Unternehmen genutzt. Die #CoronaPandemie hat diese Situation nochmals verstärkt und beschleunigt. Eine der zentralen Aufgaben für Unternehmen ist es, passende und individuelle Spielregeln aufzustellen.
Damit Homeoffice und mobiles Arbeiten gut funktioniert, braucht es eine klare und transparente Kommunikation. Die Erwartungen an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen ebenso definiert werden wie das Verständnis über geeignete Tätigkeiten.Der vorliegende Leitfaden unterstützt bei der Entwicklung von organisatorischen Spielregeln für mobiles Arbeiten und gibt Hilfestellung für die nachhaltige Implementierung in Richtung neue Arbeitswelten mit individueller Unternehmenskultur.
Meinen persönlichen Dank richte ich an Prof. Michael Bartz, der seit vielen Jahren zu diesem Thema forscht. Aufgrund der aktuellen Situation, gibt es im Kapitel 4 auch Empfehlungen für einen Schnellstart. Gutes Gelingen beim Erarbeiten und Integrieren Ihrer Spielregeln!”
Quelle: https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:6732358662502850560/
Der Leitfaden ist eine von vier Maßnahmen im Rahmen des Corona Homeoffice Maßnahmenpaket der Bundesregierung. Bundesministerin Christine Aschbacher dazu:
“Als Bundesregierung haben wir heute im Ministerrat ein Corona-Home Office Maßnahmenpaket für den Herbst und Winter beschlossen. Aufgrund der steigenden Infektionszahlen ist es mir ein zentrales Anliegen, Rahmenbedingungen für das sichere und produktive Arbeiten zu Hause zur Verfügung zu stellen.
Corona-Home Office wird sichergestellt durch:
Die Arbeitsgruppe “Home Office” wird gemeinsam mit den Sozialpartnern fortgeführt, um die Regelungen nachhaltig für die Anwendung des mobilen Arbeitens und von Home Office zu schaffen, mit dem Ziel bereit für die neuen Arbeitswelten zu sein! ”
#workfromhome; #homeoffice; #corona; #covid19; #newwork; #newworldofwork; #digitaltransformation; #imcfhkrems; #newworkhouze; #digitaltransformationtoolbox; #digitalleadership; #leadership; #management; #agility
MC Science Dialogue ist der Wissenschaftspodcast der IMC Fachhochschule Krems. In ihren Interviews holt Christina Paul ForscherInnen LektorInnen und Alumni der IMC FH Krems vor den Vorhang und spricht mit ihnen über ihre Kernkompetenzen und spannenden Forschungsprojekte. In diesem Podcast spricht Christina Paul mit Michael Bartz, der seit über 10 Jahren zum Thema “Mobiles Arbeiten” forscht.
Folgende Themen werden im Podcast behandelt (mit Zeitmarke):
00:00:00 Vorstellung
00:00:35 Veränderung von mobilem Arbeiten durch Corona
00:04:15 Momentaner Stand von Home Office nach dem Lock Down
00:05:45 Möglichkeit von Unternehmen und MitarbeiterInnen so flexibel wie möglich zu agieren
00:09:20 Pläne von Vorständen, Geschäftsführungen und Eigentümer
00:11:40 Hat sich die Forschung im Bereich New World of Work verändert
00:16:35 Erfolgsmessung von Produktivität
00:22:33 Die häufigsten Fragen von Unternehmen zu mobilem Arbeiten
00:27:00 “Spielregeln” für mobiles Arbeiten
Hier geht es zum Podcast: https://podcast64d812.podigee.io/12-newworldofworkupdate
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Dieser Beitrag wird eher emotionalisieren – vielleicht auch zu einem Aufschrei führen. Doch es muss darüber gesprochen werden, weil immer mehr Unternehmen vor derselben Herausforderung stehen: Wie mit den Urlaubsrückkehrern im Betrieb umgehen? Das Betriebsrisiko ist einfach zu hoch, als dass man das Thema einfach unter den Tisch fallen lassen kann.
Im Produktionsbereich gibt es ohnehin nur eine Lösung derzeit: Fieber messen bei Arbeitsbeginn, jeden Tag. Im Bürobereich jedes Unternehmens schaut es hingegen anders aus. Firmen greifen auf drei mögliche Lösungen zurück. Dazu das folgende Szenario: Frau H. Verbringt zwei Wochen Urlaub in Kroatien und kehrt am kommenden Montag in die Firma zurück. Sie würde direkt aus dem Urlaub ins Büro kommen.
Lösung 1: “Meldepflicht für Auslandsurlaube”
Ein Betrieb fordert seine Mitarbeiter und MitarbeiterInnen auf vor Antritt des Urlaubs der Personalabteilung zu melden, wo der geplante Urlaub verbracht wird, sollte dieser in das Ausland führen. Dies inkludiert sichere und unsichere Länder. Frau H. darf im Rahmren einer solchen Regelung nach dem Urlaub nur an den Arbeitsplatz zurückkehren, wenn ein negativer Corona-Test vorgewiesen wird. Und zuvor muss sie ihren Auslandsurlaub in Kroatien angemeldet haben.
Vorteil:
Relativ hohe Sicherheit für den Betrieb und die MitarbeiterInnen des Unternehmens
Nachteil:
Diese Variante ist ziemlich sicher arbeitsrechtlich nicht durchsetzbar, weil juristisch fragwürdig. Denn warum sollte eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter dem Arbeitgeber mitteilen müssen, wo der private Urlaub hinführt?
Lösung 2: “Meldepflicht für Auslandsurlaube in unsicheren Ländern und Regionen”
Dieses Vorgehen ähnelt der vorherigen Regelung Nr. 1. Die Meldepflicht bezieht sich aber nur auf unsichere Länder oder unsichere Regionen im Ausland (z.B. hat die BRD Anfang August einige Regionen in der Türkei für sicher erklärt). Frau H. würde mit ihrem Kroatienurlaub hier “durchs Rost” fallen (warum auch immer Kroatien zum sicheren Land erklärt wurde, ist mir seit Anfang Juli ein Rätsel). Frau H. würde also nach ihrem Urlaub direkt am Montag im Brieb am Arbeitsplatz erscheinen. Hätte Frau H. ihren Urlaub in Bosnien verbracht, würde der Mechanismus greifen.
Vorteil:
Diese Variante bietet also weniger Schutz als das zuvor beschriebene Vorgehen, aber immerhin mehr Schutz als gar nichts zu tun und alle Urlauber und Urlauberinnen direkt in den Betrieb zurückkehren zu lassen.
Nachteil:
Auch dieser Lösungsansatz ist höchwahrscheinlich arbeitsrechtlich fraglich. Sollte aber der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin sich nicht an die Betriebsregelung halten, trifft ihn oder sie eine Schuld im Sinne von Fahrlässikgkeit, grober Fahrlässigkeit oder sogar Vorsatz mit entsprechenden Konsequenzen.
Lösung 3: “Mobiles Arbeiten nach dem Urlaub”
Dies ist die smarte Lösung: Die Mitarbeiterin Frau H. kehrt am Montag nicht in das Büro zurück, sondern arbeitet 10 Tage im Homeoffice nach dem Urlaubsende. Sollten in der Zeit keine Symptome auftreten, wird Frau H. danach in den Betrieb wieder eingegliedert. So kann es der Betrieb den MitarbeiterInnen vorschreiben. Funktioniert natürlich auch mit Inlandsurlauben. Also: Nach jedem Urlaub führder Weg über das Homeoffice in die Wiedereingliederung.
Vorteil:
Sehr hohe Schutzwirkung für den Betrieb und juristisch nicht allzu “wackelig”. Außerdem gibt es ja aus der ersten Corona-Welle schon Erfahrungen mit dieser Arbeitsform. Höchswahrscheinlich hat Frau H. in der Zeit ohnehin bereits im Homeoffice gearbeitet, und dann geht es ja jetzt auch.
Nachteil:
Die Lösung ist nicht 100% auf alle BüromitarbeiterInnen anwendbar, da – wie bereits die erste Corona-Welle gezeigt hat – zwar vielleicht 98% aller Bürojobs für Homeoffice geeignet sind, aber halt ein oder zwei Prozent nicht. Dieses Gap ist aber verkraftbar. Und für diese Gruppe kann entweder doch noch ein Weg ins Homeoffice gefunden werden. Oder es werden die zuvor beschriebenen Lösungsansätze angewandt (Kombi-Lösung).
Fazit: Es gibt einen Weg, den Betrieb und seinen MitarbeiterInnen vor dem Eintragen von Corona und einer 2. Welle in der Urlaubssaison zu schützen. Mobiles Arbeiten ermöglicht hierbei einen smarten und arbeitsrechtlichen tragbaren Weg. Natürlich gibt es keine 100% Lösung. Denn was macht man mit MitarbeiterInnen, die z.B. ihre Sommerfrische in St. Wolfgang verbracht haben? Aber nichts zu unternehmen, ist aus Geschäftsführungssicht keine Alternative.
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