Buchabschnitt: Welche Eintragungen im elektronischen Kalender helfen

Hier kommt der nächste Buchabschnitt. Für alle, die jetzt in die Lesereihe einsteigen, eine Hintergrundinfo zum Buchprojekt: Im Sommer werden Christopher Schwand und Michael Bartz das neue Buch “Spielregeln für mobiles Arbeiten” veröffentlichen. Das Buch entsteht auf Basis eines derzeit laufenden Forschungsprojektes an der IMC FH Krems, das durch den Projektfonds Arbeit 4.0 der AK Niederösterreich finanziert wird. Weil das Thema Spielregeln für mobiles Arbeiten und Homeoffice brandaktuell ist, können LeserInnen uns bis zum Sommer beim Schreiben über die Schulter schauen. Kommentare, Hinweise und Feedback sind sehr willkommen. Geben Sie so dem Buch inhaltlich Richtung. Hier also nächste Buchausschnitt:

Exkurs: Was, wie in den elektronischen Kalender eintragen

Dieser Abschnitt stellt eine Fortsetzung des vorherigen Abschnitts dar. Hier geht jetzt darum, tiefer in das Thema “Elektronischer Kalender” einzutauschen, und zwar in den Aspekt “Kalenderinhalte”. Um zu erklären, welche Eintragungen im elektronischen Kalender hilfreich und sinnvoll sein können, wählen wir eine besondere Form der Erläuterung und Erklärung. Schon im vorherigen Kapitel hatten wir einen Beispieltext zur Verfügung gestellt, der copy-und-paste verwendet werden könnte. Auch hier wählen wir eine analoge Vorgehensweise und skizzieren anhand eines Beispieltextes, wie die entsprechende Passage in einem Regelwerk für mobiles Arbeiten formuliert sein könnte. Dabei orientieren wir uns in der formellen Ausgestaltung des Textbeispiels an einem eher liberalen Unternehmensumfeld. Dort könnte dieser Teil der Spielregeln dann folgendermaßen formuliert sein:

“Geplante Meetings sollten Sie natürlich in Ihren elektronischen Kalender eintragen, also Videokonferenzen, Audiocalls und Meetings, die physisch im Firmenbüro oder extern stattfinden. Auf diese Art geben Sie Ihren nächsten Arbeitstagen gleich noch mehr Struktur, indem Sie im Vorhinein im Kalender notieren, was Sie sich für morgen, übermorgen, usw. vorgenommen haben. Diese Eintragungen können Sie in zwei verschiedenen Formen nutzen, was wir in den nächsten zwei Punkten kurz erläutern:

• So eine Eintragung kann die Funktion eines Notizzettels (Reminder) haben, der uns ganz simpel erinnern soll, wie “Herrn X anrufen”.
• Dass Sie geplante Tätigkeit eintragen, kann aber auch dazu dienen, die größeren Aufgaben für die nächsten Tage genau auf diese zu verteilen und auf diesem Weg zu durchdenken, was bis wann geschafft sein sollte und wieviel Zeit erfordert. Das hilft Ihnen selbst, aber auch Ihren Vorgesetzten und KollegInnen einzuschätzen, ob Sie ansprechbar oder gut erreichbar sind und wann.

Bei der Eintragung geplanter Tätigkeiten sind ein paar Aspekte nützlich, zu beachten. Wichtig ist zum Beispiel: Kleinteiligkeit vermeiden. Kein Block unter einer Stunde. Denken Sie eher im Big Picture, also in Blöcken von zwei und drei Stunden. Was macht man dann mit den Kleinigkeiten? Zusammenfassen und separat verpacken. Kleine, kurze Tätigkeiten bündeln Sie bitte in Ihrem Kalender als “Miscellaneous” oder “Dies und Das” oder “Verschiedenes”. Bitte fangen Sie nicht an, Eintragungen im 15-Minuten- oder 30-Minuten-Eintragungen vorzunehmen. Es sei denn, es ist ein Reminder, ein Erinnerungszettel, wie oben bereits angesprochen, oder ein kurzes Meeting.

Wichtig ist auch: Wenn Sie eine geplante Tätigkeit eintragen, dann trauen Sie sich, zu notieren, bei welchen Tätigkeiten Sie nicht gestört werden wollen, z.B. wenn Sie konzentriert an einem Konzept zu arbeiten haben. Wählen Sie für die Eintragung gleich die Farbe Rot, und schreiben Sie explizit mit in den Termintext “Nicht Stören! Arbeit an X-Konzept”.

Und jetzt geht es um Sie selbst im engeren Sinne und im weiteren Sinne. Zunächst im engeren Sinne: Denken Sie z.B. daran, fit zu bleiben. Mobiles Arbeiten verführt dazu, Quality Time, wie zum Beispiel Sport, schnell mal unter den Tisch fallen zu lassen. Machen Sie also ernst: Blocken Sie die Zeit für Sport in Ihrem Kalender aus. Und dann ziehen Sie es auch durch. Der einzige Nachteil dieser Methode: Spekulieren Sie nicht darauf, dass eine Kollegin oder Kollege Sie in genau dieser Zeit anruft und Ihnen einen Grund gibt, Ihren guten Vorsatz zu durchbrechen. Denn ein Kalendereintrag wird tatsächlich von anderen gelesen und auch Rücksicht darauf genommen. Zusammengefasst: Schaffen Sie sich Freiraum, indem Sie Me-Time in den Kalender eintragen.

Und damit kommen wir auch schon auch zum “im weiteren Sinne”. Hier geht es nicht nur um Sie, sondern um Sie in Ihrem privaten Umfeld. Viele von uns pflegen Angehörige zu Hause oder sind aktive Väter (!!!) und Mütter in der Kindererziehung. Das mobile Arbeiten ist nicht für die aktive Kinderbetreuung bestimmt. Darauf gehen wir in einem eigenen Buchabschnitt später ausführlich ein. Aber: Mobiles Arbeiten ermöglicht es, Verantwortlichkeiten, wie Pflegen von Angehörigen oder Kinderbetreuung besser mit der beruflichen Tätigkeit vereinbaren zu können. Wenn also während des Arbeitstages Zeiten benötigt werden, in denen Sie genau diese Verantwortlichkeiten wahrnehmen, wie zum Beispiel die Abholung vom Kindergarten, dann blocken Sie diese Zeiten deutlich in Ihrem Kalender. Das ist das Signal: “Familie und Beruf. Lasst mich eine Stunde in Ruhe. Ich bin dann wieder konzentriert für Euch da. Geduld und Ruhe. Alles hat seine Zeit.”

Und zuletzt: Wenn Ihnen der Großteil der Hinweise so vorkam, als würden sie auf Ihren Bürojob gar nicht zutreffen, dann kann es daran liegen, dass Ihre Tätigkeit mehr transaktional ausgerichtet ist. Vielleicht arbeiten Sie zum Beispiel in der Buchhaltung. Gerade dann sind aber die letzten zwei Tipps für Sie besonders relevant, wo es darum geht, Zeiten, die für Sie und Ihr privates Umfeld wichtig sind, zu schützen und abzugrenzen. Und natürlich gilt für Sie, wie auch für alle anderen MitarbeiterInnen, dass es unabdingbar ist Zeitausgleichstage und Urlaubstage im Kalender zu vermerken; denn nur so, bringen Sie auch entsprechende Ruhe in diese Tage hinein. Aber das ist wahrscheinlich etwas, was Sie ohnehin seit Jahren in den Kalender bereits eintragen. Dann ist für Sie das nächste Etappenziel, die Nutzung des Kalenders sinnvoll schrittweise auszuweiten. Denn mehr Mobilität und Flexibilität in der Firma, macht es dringend und wichtig, sicher besser zur koordinieren und nicht hintereinander herrennen zu müssen. Und natürlich sich besser abzugrenzen. Der elektronische Kalender ist das Mittel der Wahl dafür. Probieren Sie es und bauen Sie die Nutzung des Kalenders nach und nach aus.”

Ende des Buchausschnitts … #fhkrems #homeoffice #newwork #projektfondsarbeit4.0

Buchausschnitt: Transparenz und Schutz vor Grenzenlosigkeit durch elektronischen Kalender

Hier kommt der nächste Buchabschnitt. Für alle, die jetzt erst einsteigen, eine Hintergrundinfo zum Buchprojekt: Im Sommer werden Christopher Schwand und Michael Bartz das neue Buch “Spielregeln für mobiles Arbeiten” veröffentlichen. Das Buch entsteht auf Basis eines derzeit laufenden Forschungsprojektes an der IMC FH Krems, das durch den Projektfonds Arbeit 4.0 der AK Niederösterreich finanziert wird. Weil das Thema Spielregeln für mobiles Arbeiten und Homeoffice brandaktuell ist, können LeserInnen uns bis zum Sommer beim Schreiben über die Schulter schauen. Kommentare, Hinweise und Feedback sind sehr willkommen. Geben Sie so dem Buch inhaltlich Richtung. Hier also nächste Buchausschnitt:

Gegenseitige Transparenz und Schutz vor Grenzenlosigkeit mithilfe des elektronischen Kalenders

Im Verlauf der Spielregelforschung an der IMC FH Krems zeichnete sich in den letzten sieben Jahren ein Punkt deutlich ab, der Unternehmen miteinander verbindet, die mobile Arbeitsweisen erfolgreich oder besonders erfolgreich implementiert haben. Was diese Organisationen miteinander verbindet, ist die Tatsache, dass der elektronische Kalender in der gesamten Belegschaft genutzt wird. ‘Kalender nutzen’ hat hierbei zwei Bedeutungen:

• Der elektronische Kalender wird von allen MitarbeiterInnen aktiv verwendet, und zwar wirklich von allen MitarbeiterInnen. Auch die MitarbeiterInnen nutzen den elektronischen Kalender, die nicht mobil arbeiten, weil Koordination als Zielsetzung im Vordergrund steht.
  
• Die elektronischen Kalender sind geöffnet, auch die der Führungskräfte. Gerade für Führungskräfte stellt das Teilen des Kalenders eine psychologische Hürde dar, die erst einmal überwunden werden muss. Aber gerade dieser Punkt macht den wesentlichen Unterschied aus zwischen einer erfolgreichen oder weniger erfolgreichen Implementierung mobil-flexibler Arbeitsweisen
  

Bei der flächendeckenden Nutzung und dem Öffnen der Kalender geht ist nicht darum, alle Details zugänglich zu machen. Elektronische Kalender bieten die Funktion, den Detailgrad dessen, was gezeigt und geteilt werden soll, zu bestimmen und einzuschränken. Welcher Detailgrad passend ist, das hängt sehr von der jeweiligen Kultur des Unternehmens und des Umgangs miteinander ab. Zumeist reicht es vollkommen aus, zu zeigen, dass ein Termin im Kalender ist, und dass aus der Eintragung hervorgeht, ob die Mitarbeiterin zu dieser Zeit sich “im Haus” befindet oder nicht. Wo genau und worum es geht, das ist gar nicht von Interesse. Das wird deutlich, wenn man sich die Zielsetzungen hinter dem Nutzen und Teilen elektronischer Kalender sich genauer ansieht.

Ziele und Nutzen dieser Regelung

In Benutzung elektronischer Kalender lassen sich in Bezug auf mobiles Arbeiten drei Zielsetzungen sehr klar herausstellen, auf die das IMC-Forschungsteam immer wieder getroffen ist:

• Das erste Ziel liegt sehr auf der Hand: Das Nutzen und Teilen der Kalender dient der Koordination. Mobiles Arbeiten soll nicht wie das Spiel “Schiffe versenken” funktionieren. Es ist für jeden und jede wichtig, das der Zugang zu KollegInnen barrierefrei funktioniert. Das heißt, es sollte klar sein, ob jemand erreichbar oder gerade schwer erreichbar oder andererseits sogar physisch vor Ort im Büro greifbar ist. Oder, wie bald ein gemeinsamer Termin realisierbar ist.
  
• Das zweite Ziel: Der Kalender dient dem Selbstschutz und der Abgrenzung. Erlaubt das Unternehmen private Termine während des Tages, dann sollte auch gesichert sein, dass diese Zeiten nicht durch Anrufe und andere Interventionen durchkreuzt werden. Wenn es zum Beispiel um Quality Time geht, dann sollte es auch wirklich Quality Time werden, und dafür ist Abgrenzung wichtig. Ebenso wichtig ist die Abgrenzung und der Selbstschutz in Zeiten, in denen Arbeitsaufgaben anstehen, die wirkliche Konzentration, Fokus oder eine ruhige Umgebung erfordern. Zum Beispiel das Erstellen eines Konzepts oder seine Prüfung oder Budgetplanung fallen typischerweise in diese Kategorie.
  
• Das dritte Ziel betrifft nur Unternehmen, in denen Formen von Vertrauenskultur nicht stark ausgeprägt sind: Hier geht es einfach darum, dem Vorgesetzten und der Vorgesetzten die Sicherheit zu vermitteln, dass insbesondere mobile Arbeitstage oder Arbeitszeiten vernünftig strukturiert sind und hier ‘etwas weitergeht’. Ziel ist es also, Vorbehalte der Vorgesetzten zu zerstreuen und aufzulösen. Auch gerade bei Vorgesetzten, die Homeoffice und mobiles Arbeiten “nie niemals” haben wollten.
  

Inhaltliche Ausgestaltung

Regelungen zum Thema “Elektronischer Kalender” unterscheiden sich überwiegend in Bezug auf den Detailgrad dessen, was geteilt werden soll, sowie über die Art und Weise der Visualisierung von Kalendereinträgen. Die Regelungen unterscheiden sich aber nicht bezüglich der Frage der grundsätzlichen Nutzung und des Teilens des elektronischen Kalenders. Denn die Nutzung und das Teilen des elektronischen Kalenders ist ein kritischer Erfolgsfaktor für effizientes und effektives mobiles Arbeiten. Aus diesem Grund beziehen sich die anschließenden drei Beschreibungen auf den erstgenannten Aspekt.

Sehr restriktive Regelung

In Unternehmen, die auf stark formalisierte Regelungen setzen, ist im Detail vorgeschrieben, welche Eintragungen in welcher Form im Kalender vorzunehmen sind. So wird zum Beispiel vorgeschrieben, bei einem Meeting das Thema und den Ort einzutragen. Die Termineintragung muss die Agenda enthalten und es sollte möglich sein, in diesen Termin ‘hineinzuklicken’ und sich diese Details anzusehen, zum Beispiel die Liste der TeilnehmerInnen. Und diese Regelung hat eher Vorschriftscharakter. Es wird sogar auch vorgeschrieben, mit welcher Vorlaufzeit Eintragungen vorzunehmen sind, z.B. bei der Eintragung mobiler Arbeits- oder Homeoffice-Tage.

Weniger restriktive Regelung

Weniger formalisierte Regelungen regulieren zwar, welche Art von ‘Terminen’ oder Events in einen Kalender einzutragen sind. Es wird jedoch nicht der Einblick in Details gefordert, zum Beispiel Agenda eines Meetings. Aber auch hier überwiegt der Vorschriftscharakter.

Liberale Regelung

Im eher liberalen Regelungsspektrum find man einen Mix aus Vorschriften und Empfehlungen dazu, welche Events in einen Kalender eingetragen werden sollen oder können.

Sehr liberale Regelung

Entsprechend setzen sehr liberale Unternehmen überwiegend auf Empfehlungen und Best Practice Tipps. Das kann folgendermaßen aussehen. Hier als Hilfestellung ein Text, den Unternehmen gerne ganz oder teilweise in ihr Regelwerk übernehmen können:

“Sollten Sie bisher abgelehnt haben, den elektronischen Kalender zu nutzen, dann überraschen Sie Ihren Chef oder Ihre Chefin damit, dass Sie “ebenso über Nacht” beginnen, diesen zu aktiv zu verwenden. Und ist Ihr Kalender noch nicht freigeschalten für Ihre KollegInnen und Ihren Vorgesetzten oder Ihre Vorgesetzte, dann erledigen Sie das jetzt gleich. Stellen Sie sicher, dass jeder und jede in der Firma hineinschauen kann. In den meisten Mailprogrammen können Sie wählen, welche Details für andere sichtbar sind. – Übrigens: Bitten Sie auch Ihre Führungskraft, den Kalender zu öffnen. Denn Kalender haben nur einen Nutzen, wenn die Transparenz in alle Richtungen geht.

Wenn die zwei vorhergehenden Schritte sichergestellt sind, dann tun Sie vielleicht Folgendes: Tragen Sie doch heute für den nächsten Tag schon mal zwei, drei oder vier grobe Blöcke ein mit Tätigkeiten, die Sie für morgen planen. So schaffen Sie es, in den neuen Modus hineinzukommen. Und machen Sie das jeden Tag. So, können Ihre Chefin oder Ihr Chef sich vorab Überblick verschaffen. Das ist übrigens auch gut für die Arbeitsplanung im Team und – auch nicht zu unterschätzen – für Ihr Selbstmanagement im Homeoffice. Wenn es dann anders kommt am nächsten Tag, ist es halt so. Es geht nicht um präzise Planung, sondern um Transparenz, Koordination und aber auch Abgrenzung und Selbstschutz.

Jetzt geht es weiter: Nutzen Sie den Kalender wie eine Art Tagebuch. Notieren Sie z.B. am Ende des Tages, was Sie heute alles erledigt haben. Das heißt, die drei oder vier geblockten Tätigkeiten, die Sie am Vortag eingetragen hatten, löschen Sie raus, wenn es anders kam. Oder Sie verschieben oder ergänzen sie ein wenig. So hat Ihre Führungskraft extrem gute Transparenz und geht selbst jeden Tag durch eine Lernkurve in Richtung: “OK. Im Homeoffice geht richtig was weiter”. Und wiederrum für Sie selbst ist diese Art von Journalführung im Sinne des Selbstmanagement nötig. So können Sie sich auch selbst fragen: War das heute adäquat, was ich geleistet habe (Das richtig sich an die, für die die Couch, der Kühlschrank oder die Waschmaschine im Homeoffice ein großes Ablenkungsrisiko darstellen)? Oder war es schon wieder viel zu viel und viel zu lang heute?”

Ende des Buchausschnitts … #imcfhkrems #homeoffice #newwork #projektfondsarbeit4.0

 

 

Buchausschnitt: Mobile Arbeitstage immer vorab genehmigen, oder nicht?

Im Sommer werden Christopher Schwand und ich das neue Buch “Spielregeln für mobiles Arbeiten” veröffentlichen. Das Buch entsteht auf Basis eines derzeit laufenden Forschungsprojektes an der IMC FH Krems, das durch den Projektfonds Arbeit 4.0 der AK Niederösterreich finanziert wird. Weil das Thema Spielregeln für mobiles Arbeiten und Homeoffice brandaktuell ist, können LeserInnen uns bis zum Sommer beim Schreiben über die Schulter schauen. Kommentare, Hinweise und Feedback sind sehr willkommen. Geben Sie so dem Buch inhaltlich Richtung. Das ist der nächste Buchausschnitt:

Vorabgenehmigung und Koordination mobiler Arbeitstage

Einige Unternehmen setzen auf einen laufenden Vorabgenehmigungsprozess für mobile Arbeitstage, und zwar im wöchentlichen Rhythmus. Dies ist die übliche Praxis in Unternehmen mit eher konservativer Unternehmenskultur. Der Leser oder die Leserin mögen jetzt vielleicht stutzen. Deshalb der wichtige Hinweis: Es gibt nicht wirklich ein Falsch oder Richtig. Entscheidend ist, dass eine Regelung zur Kultur und den Umgangsformen in einem Betrieb passt, sich also für alle Beteiligten richtig anfühlt. Und deswegen werden im Folgenden mehrere Varianten dieser Regelung, die in der Praxis üblich sind, nacheinander vorgestellt.

Ziele und Nutzen dieser Regelung

Das primäre sachliche Ziel aller Varianten ist, mobile Arbeitszeiten im Vorhinein in Teams oder Abteilungen abzustimmen. Ein weiteres Ziel ist es, sicherzustellen, dass mit mobilen Arbeitszeiten bewusst umgegangen wird. Dass also die Wahl eines mobilen Arbeitsplatzes bewusst für die Erledigung bestimmter Arbeiten erfolgt und für diese Tätigkeiten der optimale Arbeitsplatz gewählt wird. Während der Corona-Pandemie hatten in den Jahren 2020 und 2021 BüromitarbeiterInnen überwiegend nicht die Wahl. Hier muss im Homeoffice jede Form von Arbeit erledigt und dann auch noch mit weiteren Verantwortlichkeiten kombiniert werden, z.B. Homeschooling, Kinderbetreuung oder Pflege von Angehörigen. In Zeiten, die die freie Wahl des Arbeitsplatzes erlauben, sollte hingegen der Arbeitsplatz möglichst an der Art zu erledigenden Aufgaben orientieren. Mobiles Arbeiten bedeutet in diesem Sinne, sich jeweils den optimalen Arbeitsplatz zu suchen, im Firmenbüro oder außerhalb des Firmenbüros, und zwar den Arbeitsplatz, der es erlaubt, anstehende Arbeiten bestmöglich anzugehen oder — idealerweise auch gleich — sehr fokussiert oder ungestört zu erledigen. Und der bewusste Umgang mit der Planung und Koordination mobiler Arbeitszeiten fördert genau diesen Effekt. Allein aus diesem Grund ist es nützlich und zielführend, eine Regelung hierfür in Spielregeln für mobiles Arbeiten aufzunehmen.

Inhaltliche Ausgestaltung

Im Folgenden stellen wir — wie bereits angekündigt — mehrere Varianten dieser Regelung vor. Wir beginnen mit der strengsten Form, die oben bereits beschrieben wurde, und bewegen uns Schritt für Schritt in Richtung immer liberalerer Regelungsformen. Wobei ‘streng’ bedeutet, dass der Formalisierungsgrad in einem Unternehmen eher hoch ist und Regelungen restriktiv gehandhabt werden. Wir verwenden hierfür auch die Bezeichnung “restriktive”. Mit “liberal” hingegen ist gemeint, dass Abstimmung und Koordination in einem Betrieb tendenziell mehr Selbstregulationsmechanismen anvertraut wird und wenige harte Restriktionen gesetzt werden. Diese Begrifflichkeiten “restriktiv” und “liberal” werden wir im Folgenden — auch in den nachfolgenden Abschnitten — immer wieder verwenden.

Sehr restriktive Regelung

In einer Unternehmensumgebung, die auf einen höheren Formalisierungsgrad, Grenzen und Restriktionen in Unternehmensabläufen setzt, war es bisher üblich (vor Corona — und darauf kommen wir gleich noch), einen entsprechenden Vorabgenehmigungsprozess zu etablieren. Das bedeutet, dass MitarbeiterInnen unter der Einhaltung einer bestimmten Frist vor Konsumtion eines mobilen Arbeitstages einen Antrag stellen und sich diesen durch ihre Vorgesetzte oder ihren Vorgesetzten genehmigen lassen müssen. Die Frist kann einen oder auch mehrere Arbeitstage umfassen. Die Antragstellung erfolgt zum Beispiel über ein elektronisches Formular im Zeiterfassungssystem. Im Formular ist dann auch eine Begründung einzugeben. Das heißt, es soll angegeben werden, welche Arbeiten für diesen mobilen Arbeitstag geplant sind.

Es wurde von unserem Forschungsteam an der IMC FH Krems auch schon beobachtet, dass nach einem mobilen Arbeitstag dann ein Bericht über die erledigten Arbeiten abzugeben ist, erstellte Dokumente auf eine Plattform hochzuladen und der Bericht und die Dokumente von der Vorgesetzten und dem Vorgesetzten zu genehmigen sind. Zu dieser sehr stark formalisierten Regelung ist allerdings zu sagen, dass wir nach den Pandemiejahren 2020 und 2021 wir als Forschungsteam nicht mehr damit rechnen, dass Unternehmen weiterhin auf eine so hochgradig formalisierte Regelung setzen oder eine solche Implementieren werden, da sich nach eineinhalb Jahren Homeoffice diese Form des Arbeitens in gewisser Weise in den neuen Kanon von Normalität eingeschliffen hat.

Weniger restriktive Regelung

Eine Alternative zur zuvor vorgestellten Vorgehensweise stellt die Vorabgenehmigung per E-Mail dar. Das heißt, die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter, fragt bei seiner Vorgesetzten oder seinem Vorgesetzten unter Einhaltung einer definierten Vorlauffrist (z.B. zwei Werktage oder in der Arbeitswoche davor) an, ob ein bestimmter mobiler Arbeitstag aus seiner oder ihrer Sicht ‘in Ordnung’ ist. Die Genehmigung erfolgt ebenfalls schriftlich per E-Mail-Reply durch die Vorgesetzte oder den Vorgesetzten. Diese Vorgehensweise wird zumeist kombiniert mit der Verpflichtung, genehmigte mobile Arbeitstage dann in den jeweiligen elektronischen Kalender einzutragen. Die Eintragung erfolgt natürlich durch die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter selbst; wir erwähnen das nur, um gleich Missverständnissen vorzubeugen. Hierbei ist die wesentliche Voraussetzung, dass der elektronische Kalender dann aber auch für MitarbeiterInnen und Führungskräfte einsehbar ist. Dazu mehr im nachfolgenden Kapitel. Die Eintragung in den elektronischen Kalender dient der Transparenz und Koordination im unmittelbaren Arbeitsumfeld, aber auch in der Organisation insgesamt.

Liberale Regelung

Als liberale Regelungsvariante findet sich in der Praxis die Abstimmung geplanter mobiler Arbeitstage über das wöchentliche Teammeeting oder Abteilungsmeeting. Ziel hierbei ist die Koordination von Nicht-Anwesenheit im Firmenbüro. Dies kann insbesondere wichtig sein, wenn die Funktion eines Teams eine Mindestbesetzung im Büro erfordert. Das ist zum Beispiel beim sogenannten IT-Helpdesk der Fall, der manchmal tatsächlich ein nicht funktionierendes Notebook physisch vor Ort in den Händen halten muss, um einem Fehler auf die Schliche zu kommen und diesen beheben zu können.

Mobile Arbeitstage werden also im Teammeeting miteinander abgestimmt und manchmal — wenn es erforderlich ist — ausverhandelt werden. So oder so, wird diese Form der Koordination ebenfalls kombiniert mit der Verpflichtung, dass jede Mitarbeiterin oder Mitarbeiter die geplanten mobilen Arbeitstage in den elektronischen Kalender einträgt und dieser in der Organisation einsehbar ist.

Sehr liberale Regelung

In der liberalsten Variante reduziert sich der planerische Umgang mit mobilen Arbeitstagen ganz auf die Eintragung in den elektronischen Kalender. MitarbeiterInnen sind lediglich aufgefordert, mobile Arbeitszeiten vorab in den eigenen elektronischen Kalender einzutragen, und natürlich muss der Kalender in der Organisation einsehbar sein. Diese Regelungsvariante erleichtert auch den Umgang mit fixen mobilen Arbeitstagen. Denn schätzungsweise 10 bis 20% der MitarbeiterInnen eines Betriebes bevorzugen ein fixes Nutzungsschema. Zum Beispiel: Jeder Dienstag ist mobiler Arbeitstag. In den zuvor vorgestellten alternativen Regelungsvarianten gestaltet sich Genehmigung und Abstimmung repetitiv und redundant. Im Rahmen dieser Regelung, ist dieses Nutzungsmuster aber effizient zu handhaben. Weiters löst diese, Regelungsvariante ein anderes Problem: Wie ist mit dem stundenweisen mobilen Arbeiten umzugehen. Zum Beispiel: Die ersten zwei Stunden in der Früh wird an einem Tag von zuhause aus gearbeitet, und danach wechselt man in das Büro. Auch mit der stundenweisen Nutzung mobiler Arbeitsweisen, kann im Rahmen dieser Spielregelvariante sehr effizient umgegangen werden.

Ende des Buchausschnitts … #imcfhkrems #homeoffice #newwork #projektfondsarbeit4.0

Das erste Buch, bei dem Sie den Autoren beim Schreiben über die Schulter schauen

Im Sommer kommt ein neues Buch von Michael Bartz und Christopher Schwand, Professoren der IMC FH Krems. Thema sind Spielregeln für mobiles Arbeiten. Das Buch entsteht auf Basis eines derzeit laufenden Forschungsprojektes an der IMC FH Krems, das durch den Projektfonds Arbeit 4.0 der AK Niederösterreich finanziert wird. Weil das Thema Spielregeln für mobiles Arbeiten und Homeoffice brandaktuell ist für ArbeitnehmerInnen und Unternehmen, wird das Buch öffentlich geschrieben. D.h. die LeserInnen schauen den Autoren beim Schreiben über die Schulter. Und nicht nur das. Die LeserInnen sind LeserInnen aufgefordert, den Inhalt im Zuge seiner Entstehung zu beeinflussen, zu steuern und dem Buch inhaltliche Richtung zu geben. Genug der Worte. Schreiten wir zu Tat. Es folgt der erste Buchausschnitt. Kommentare sind sehr erwünscht. Dazu bitte die Kommentarfunktion unter dem Blogartikel nutzen. Der Bauchausschnitt trägt den Titel “Ziele und Aufbau des Buches“:

Das Ziel dieses Leitfadens ist es, Unternehmen und MitarbeiterInnen dabei zu unterstützen, Spielregeln zu entwickeln und mit nachhaltiger Wirkung zu implementieren. Zu welchen Themen und Fragestellungen bietet der Leitfaden also konkrete Hilfestellung und wie gehen wir es an:

• Zunächst wird der relevante Kontext von Spielregeln beschrieben; hier geht es um die Grundlagen. Zum Beispiel ist es wichtig, den Unterschied zwischen Homeoffice und mobilem Arbeiten klarzustellen. Und wir gehen vertiefend darauf ein, welche Bedeutung und Rolle Spielregeln einnehmen.
• Ein Leitfaden muss zur Kultur und Sprache im Unternehmen passen. Wir beantworten hierzu die Frage: Welche “Stellschrauben” gibt es, um bei der formalen Gestaltung Passgenauigkeit zu erreichen?
• Inhaltlich widmen wir uns danach der Fragestellung, welche Themen in ein Regelwerk üblicherweise aufgenommen werden. Bei dieser Themenliste orientieren wir uns an Best Practices aus der Industrie, und zwar von kleinen, mittleren und großen Unternehmen.
• Ebenso kommen wir aber immer wieder auch auf den Punkt: Was kann man weglassen, weil es sich von selbst regelt? Spielregeln sollen ja nicht überbordend, sondern effizient ausgestaltet werden.
• Inhaltlich geht es zu jedem Regelungsthema weit in die Tiefe. Zu jedem Themenblock werden auch konkrete Beispiele dafür gegeben, wie eine Regelung ausgestaltet werden kann, bzw. welche Optionen und Alternativen bestehen. Auch diese Beispiele orientieren sich an Best Practices.
• Weiter geht es im Leitfaden mit dem Thema “Spielregelentwicklung”. Hierfür haben wir einen Entwicklungsprozess im Leitfaden beschrieben. Dieser Entwicklungsprozess leitet sich ebenfalls aus Praxiserfahrungen aus der Industrie ab.
• Besonderer Fokus liegt beim Entwicklungsprozess auf einem kollaborativen Ansatz. Das Ziel hierbei ist, nachhaltige Effekte zu erreichen und sicherzustellen. Zu diesem Zweck wird in diesem Teil des Leitfadens auch auf bestimmte Werkzeuge und Methoden hingewiesen, die in diesem Kontext nützlich und wichtig sind.

Der Leitfaden folgt genau der oben dargestellten Struktur der Themen und jeweiligen Fragestellungen. Schritt für Schritt wird es so einem Team, das für die Ausgestaltung oder Optimierung von Spielregeln für mobiles Arbeiten in einem Unternehmen und ihre Implementierung verantwortlich ist, eine Anleitung an die Hand gegeben. Erfahrungen im Forschungsprojekt “Guide für mobiles Arbeiten” an der IMC FH Krems, dass durch den Projektfonds Arbeit 4.0 der Arbeiterkammer Niederösterreich finanziert wurde, haben gezeigt, dass ein solches Entwicklungsteam mit dieser Art von ‘Input’ innerhalb von ein bis zwei Wochen einen inhaltlich treffsicheren Spielregelentwurf entwickeln konnten.

Ende des Buchausschnitts … #imcfhkrems #homeoffice #newwork #projektfondsarbeit4.0

Homeoffice-Studie des Bundesministeriums für Arbeit

Homeoffice-Studie, die OGM im Auftrag des Österreichischen Bundesministeriums für Arbeit durchgeführt hat. Information des Ministeriums zur Studie: “Dabei wurden über 1.400 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sowie über 1.600 Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber aus der Privatwirtschaft und dem Öffentlichen Dienst befragt und ihre Meinungsbilder miteinander verglichen. Eine überwiegende Mehrheit – über 90 Prozent auf beiden Seiten – gibt an, dass Homeoffice in der Krise sehr gut bzw. eher gut funktioniert hat. Die Studienergebnisse unterstreichen zudem die These, dass Homeoffice auch nach der Krise weiter genutzt werden wird. Mehrheitlich besteht der Wunsch nach 1-2 Tagen Homeoffice in der Woche.” Vielen Dank an Betina Kitzler für den Hinweis und die Informationen zur Studie.

Zum Download geht es hier (unten auf der Website des BMA befindet sich der Link für den Download, bitte auf der Seite dort ganz nach unten scrollen):

https://www.bma.gv.at/Services/News/Homeoffice-Studie.html

Capgemini Studie zu hybridem Arbeiten

Interessante Studie zu Remote Working, Home Office und hybridem Arbeiten von meinem langjährigen Arbeitgeber Capgemini Consulting. Immerhin eine Sample-Grösse von 500, die der Studie zugrunde liegt. Vielen Dank an Thomas Unterhuber (Personalchef Capgemini Österreich) für den Hinweis. Hier geht es zur Studie:

https://www.capgemini.com/wp-content/uploads/2020/12/Report-The-Future-of-Work.pdf

Pendelzeitpotential durch Home Office

Interessant Statistik für den DACH Raum. Die Werte für Pendelzeiten im Bereich von über einer Stunde erscheinen, zu niedrig; aber insgesamt eine sehr nützliche Analyse.

Quelle: https://de.statista.com/infografik/24377/pendelzeit

Betriebsratsstudie zum Arbeiten während Corona

Die Arbeiterkammer Oberösterreich hat eine Betriebsratsstudie zum Arbeiten während Corona durchgeführt. Hier gleich ein paar Kernaussagen der Studie zum Thema “Homeoffice”:

“Die langsame Rückkehr aus dem Home-Office ist bemerkbar. Der Anteil der Betriebe mit gar keinem oder nur einem geringen Anteil an Beschäftigten im Home-Office – höchstens 10 Prozent – ist Ende 2020 auf fast die Hälfte (47 Prozent) deutlich angewachsen. Im März traf dies nur auf etwa ein Drittel zu. In 12 Prozent der Betriebe sind jeweils mehr als 60 Prozent der Beschäftigten im Home-Office tätig – im März 2020 waren es noch 22 Prozent.

Die Betriebsratsvorsitzenden sehen Home-Office durchaus zwiespältig. 75 Prozent stellen fest, dass viele Beschäftigte über fehlende Kontakte zu ihren Kollegen/-innen klagen. Dass Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben verschwimmen ist ebenso eine der “Schattenseiten” der Telearbeit wie der Mangel an geeigneten Arbeitsräumen sowie das Fehlen technischer Ausstattung wie Drucker und leistungsfähiger Internetverbindungen.

Knapp zwei Drittel der Befragten sagen aber auch, dass viele Beschäftigte durch Home-Office Familie und Beruf besser vereinbaren können – wenn Kindergärten und Horte mit entsprechenden Öffnungszeiten sowie kurze Distanzen zur Wohnung eine Vollzeitbeschäftigung ermöglichen. Die mit Abstand stärkste Zustimmung (87 Prozent) findet die Erleichterung des Alltags durch den Wegfall des Arbeitsweges.”

Zur Studie selbst geht es hier (Download rechts auf der Seite unter “Forschungsbericht”):

https://ooe.arbeiterkammer.at/service/presse/Corona-Krise-_Erfahrungen_fuer_die_Zukunft_nutzen.html

Bildquelle: AK Oberösterreich

Wieviele Personen während Corona in Österreich im Homeoffice arbeiten

Bildquelle ORF Online: https://orf.at/stories/3198340/

Die zugrundliegende Daten kommen von Statistik Austria:

https://orf.at/stories/3198340/

Statistik Austria bietet auch Daten aus der Zeit vor Beginn der Corona-Krise an:

https://orf.at/stories/3198340/

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Back-to-Office: Bleibt das Homeoffice nach Corona?

Jetzt ist es Zeit, in Unternehmen die Rückkehr der Belegschaft an die Büroarbeitsplätze im Unternehmen vorzubereiten. Denn die schrittweise “Wiederbesiedlung” der Büros wird voraussichtlich im ersten Halbjahr 2021 starten oder bereits teilweise vollzogen. Eine wichtige Frage ist in diesem Zusammenhang: Wird es dann noch Homeoffice geben? Klare Antwort: Nein, aber…es wird wieder mobiles Arbeiten geben. D.h. MitarbeiterInnen sind dann nicht mehr auf das Homeoffice beschränkt, sondern können auch wieder an anderen Orten, wie z.B. Co-Working-Spaces, außerhalb des Firmenbüros arbeiten. Was wird anders sein: Die MitarbeiterInnen werden nach Corona sicher intensiver die Möglichkeit nutzen wollen, mobil zu arbeiten, als vor Corona. Das bringt den MitarbeiterInnen Vorteil und dem Betrieb gleichermaßen. Deswegen bereiten sich Betriebe derzeit genau auf diesen Schritt vor.

Was ist zu tun, damit der Schritt in Richtung mehr Flexibilität funktioniert?
Antwort: Wichtigster Punkt ist, jetzt die organisatorischen Rahmenbedingungen für die zukünftige Nutzung mobil-flexibler Arbeitsweisen im Betrieb festzulegen. Das erfolgt in Form schriftlicher Spielregeln.

Wen brauche ich für die Entwicklung von Spielregeln für mobiles Arbeiten?
Antwort: Idealerweise ein Team von vier, fünf bis acht Personen. Mehr sollten es sich nicht sein. HR sollte den Lead übernehmen. Teammitglieder sind idealerweise interessierte AbteilungsleiterInnen.

Wie stellen wir im Unternehmen sicher, dass wir die richtigen Spielregeln aufstellen?
Antwort: Hier reicht ein 90-minütiger Online-Workshop mit dem Blogautor Prof. Michael Bartz mit dem Entwicklungsteam des jeweiligen Unternehmens. Im Rahmen des Workshops wird geklärt, was wichtig ist zu regeln, wie man diese Punkte optimalerweise regelt (Option) und, was man nicht regeln muss, weil es von allein funktioniert. Nach diesem Walk-through wird es dem Entwicklungsteam möglich sein, sehr zielgerichtet in kürzester Zeit (ein oder zwei Wochen), die eigenen Spielregeln aufzustellen.

Wie können wir überprüfen, ob es funktioniert?
Antwort: Unternehmen haben die Möglichkeit, an einem Forschungsprojekt zu mobilem Arbeiten teilzunehmen. Im Rahmen dieses Forschungsprojektes erhalten Unternehmen längerfristig unterstützende Begleitung (Erfolgsmessung, Reviews, etc.).

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Pressemeldung Corona Homeoffice Maßnahmenpaket

Pressemeldung des Bundesministeriums für Arbeit, Familie und Jugend vom 11.11.2020 mit Kernaussagen des Finanzministers, der Arbeitsministerin sowie des Sozialministers:

“Aschbacher: Wir sichern mit CORONA HOME OFFICE kurzfristig bestmögliche Rahmenbedingungen

Beschäftigte werden bis März 2021 durch die Verlängerung des Unfallversicherungsschutzes und der Pendlerpauschale im Homeoffice unterstützt

Wien (OTS) – Die Bundesregierung hat im Zuge der Corona-Pandemie und aufgrund der steigenden Bedeutung von Homeoffice Maßnahmen beschlossen, die das Arbeiten im Homeoffice bzw. das mobile Arbeiten für Beschäftigte und Unternehmen erleichtern sollen. Angesichts der aktuell rasant steigenden Infektionszahlen wurde unter Federführung von Arbeitsministerin Christine Aschbacher im Einvernehmen mit den Sozialpartnern beschlossen, dass die ursprünglich bis Endes des Jahres befristete Pendlerpauschale und Erweiterung des Unfallversicherungsgesetztes im Homeoffice bis März 2021 verlängert werden.

“Homeoffice hat im Zuge der COVID-19-Krise an Beschleunigung erlebt und neue Wege des Arbeitens eröffnet. Im Frühjahr ist der Anteil der Beschäftigten im Homeoffice von 10 auf über 40 Prozent gestiegen. Angesichts der erneut drastisch steigenden Infektionszahlen ist es jetzt wichtig, dass wir bis in das kommende Jahr Rahmenbedingungen sicherstellen, die das Arbeiten zu Hause ermöglichen und Schutz für die Beschäftigten bereitstellen”, so Arbeitsministerin Christine Aschbacher.

“Die Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten ist in den letzten Monaten immer wichtiger geworden. Dadurch können wertvolle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mobil oder von zuhause aus weiterarbeiten. Ich befürworte daher jede Maßnahme, die den Menschen und Unternehmern hilft in diesen schweren Zeiten weiterarbeiten zu können und den Wirtschaftskreislauf am Leben zu erhalten”, so Finanzminister Gernot Blümel zu den Verlängerungen.

Die kurzfristigen Regelungen zum Corona-Homeoffice umfassen drei wesentliche Punkte: den Unfallversicherungsschutz für Beschäftigte, Pendlerpauschale als weiterführende Aufwandsentschädigung für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sowie einen organisatorischen Leitfaden unter wissenschaftlicher Begleitung.

“Wir stellen in den kommenden Wochen zwei Leitfäden zur Verfügung. Einerseits zum Thema “Ergonomie am Arbeitsplatz im Homeoffice”, da dies unter den jeweiligen Methoden empfohlen wird. Andererseits ein Leitfaden zu Spielregeln im Betrieb für Homeoffice und Mobiles Arbeiten, da aufgrund der neuen Situation neue Lösungsansätze gefordert sind. Beide Leitfäden sollen als Unterstützung in der Praxis für Betriebe und Beschäftigte zur Verfügung stehen”, sagt Aschbacher.

“Daher haben wir uns in enger Abstimmung mit den Sozialpartnern sowohl auf die Verlängerung der Pendlerpauschale, als auch auf die Fortsetzung des Unfallversicherungsschutzes im Homeoffice verständigt”, betont die Arbeitsministerin. “Beides sind zentrale Maßnahmen, die es uns ermöglichen, das Homeoffice zum Wohl der Beschäftigten und der Betriebe bestmöglich zu gestalten.”

Durch die Verlängerung kann die Pendlerpauschale in gleicher Höhe vom Arbeitgeber weiterhin gewährt werden, auch wenn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer den Weg zwischen Wohnung und Arbeitsplatz aufgrund von Kurzarbeit oder Homeoffice nicht zurücklegen.

“Ebenso ist es mir ein besonderes Anliegen, dass sich die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer auch während der Arbeit im Homeoffice sicher fühlen. Es ist daher notwendig, dass wir den Unfallversicherungsschutz von Beschäftigten im Homeoffice fortsetzen können”, meint Aschbacher.

Sozialminister Rudi Anschober: “Die geplanten Unterstützungsmaßnahmen sind ein wichtiger Baustein, um Home-Office sozial abzusichern. Wir müssen, um dem Coronavirus entschieden entgegenzutreten, physische Kontakte einschränken. Schon ein Drittel weniger soziale Kontakte reduziert das Infektionsrisiko um 50 Prozent. Daher ist Home-Office, wenn möglich, eine wesentliche Maßnahme in den kommenden Wochen.”

Beide Maßnahmen waren ursprünglich bis 31.12.2020 befristet. An einer nachhaltigen Homeoffice Regelung wird mit den Sozialpartnern weiter gearbeitet, sodass diese in der neuen Arbeitswelt nachhaltige Anwendung finden kann.”

Quelle: https://www.ots.at/presseaussendung/OTS_20201101_OTS0003/aschbacher-wir-sichern-mit-corona-home-office-kurzfristig-bestmoegliche-rahmenbedingungen

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Leitfaden Spielregelentwicklung für mobiles Arbeiten

Am 11.11. 2020 hat das Bundesministerium für Arbeit, Familie und Jugend den Leitfaden zur Entwicklung von Spielregeln für mobiles Arbeiten veröffentlicht. Der Leitfaden steht hier zum Download bereit:

https://www.bmafj.gv.at/Services/News/Leitfaden-Homeoffice.html

Bundesministerin Christine Aschbacher schreibt dazu:

“Unsere Arbeitswelt hat sich massiv verändert: Die Digitalisierung und technologischen Entwicklungen ermöglichen das Arbeiten von nahezu jedem Ort. Diese Flexibilität wird zunehmend sowohl von Beschäftigten als auch von Unternehmen genutzt. Die #CoronaPandemie hat diese Situation nochmals verstärkt und beschleunigt. Eine der zentralen Aufgaben für Unternehmen ist es, passende und individuelle Spielregeln aufzustellen.

Damit Homeoffice und mobiles Arbeiten gut funktioniert, braucht es eine klare und transparente Kommunikation. Die Erwartungen an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen ebenso definiert werden wie das Verständnis über geeignete Tätigkeiten.Der vorliegende Leitfaden unterstützt bei der Entwicklung von organisatorischen Spielregeln für mobiles Arbeiten und gibt Hilfestellung für die nachhaltige Implementierung in Richtung neue Arbeitswelten mit individueller Unternehmenskultur.

Meinen persönlichen Dank richte ich an Prof. Michael Bartz, der seit vielen Jahren zu diesem Thema forscht. Aufgrund der aktuellen Situation, gibt es im Kapitel 4 auch Empfehlungen für einen Schnellstart. Gutes Gelingen beim Erarbeiten und Integrieren Ihrer Spielregeln!”

Quelle: https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:6732358662502850560/

Der Leitfaden ist eine von vier Maßnahmen im Rahmen des Corona Homeoffice Maßnahmenpaket der Bundesregierung. Bundesministerin Christine Aschbacher dazu:

“Als Bundesregierung haben wir heute im Ministerrat ein Corona-Home Office Maßnahmenpaket für den Herbst und Winter beschlossen. Aufgrund der steigenden Infektionszahlen ist es mir ein zentrales Anliegen, Rahmenbedingungen für das sichere und produktive Arbeiten zu Hause zur Verfügung zu stellen.

Corona-Home Office wird sichergestellt durch:

1. Die Verlängerung des Unfallversicherungsschutzes bis März 2021 mit Verlängerungsoption per Verordnung bis Juni 2021.
2. Die Verlängerung der Pendlerpauschale auch für das Arbeiten im Home Office bis März 2021.
3. Leitfaden als Empfehlung für Betriebe und Beschäftigte zum Thema “Organisatorische Spielregeln im Betrieb”.
4. Zweiter Leitfaden zum Thema “Ergonomisches Arbeiten im Home Office”.

Die Arbeitsgruppe “Home Office” wird gemeinsam mit den Sozialpartnern fortgeführt, um die Regelungen nachhaltig für die Anwendung des mobilen Arbeitens und von Home Office zu schaffen, mit dem Ziel bereit für die neuen Arbeitswelten zu sein! ”

Quelle: https://www.linkedin.com/posts/christine-aschbacher-kowald_ministerrat-homeoffice-neuenarbeitswelten-activity-6732240510628483072-V9ru/

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Die New World of Work in Zeiten der Corona Pandemie

MC Science Dialogue ist der Wissenschaftspodcast der IMC Fachhochschule Krems. In ihren Interviews holt Christina Paul ForscherInnen LektorInnen und Alumni der IMC FH Krems vor den Vorhang und spricht mit ihnen über ihre Kernkompetenzen und spannenden Forschungsprojekte. In diesem Podcast spricht Christina Paul mit Michael Bartz, der seit über 10 Jahren zum Thema “Mobiles Arbeiten” forscht.

Folgende Themen werden im Podcast behandelt (mit Zeitmarke):

00:00:00 Vorstellung

00:00:35 Veränderung von mobilem Arbeiten durch Corona

00:04:15 Momentaner Stand von Home Office nach dem Lock Down

00:05:45 Möglichkeit von Unternehmen und MitarbeiterInnen so flexibel wie möglich zu agieren

00:09:20 Pläne von Vorständen, Geschäftsführungen und Eigentümer

00:11:40 Hat sich die Forschung im Bereich New World of Work verändert

00:16:35 Erfolgsmessung von Produktivität

00:22:33 Die häufigsten Fragen von Unternehmen zu mobilem Arbeiten

00:27:00 “Spielregeln” für mobiles Arbeiten

Hier geht es zum Podcast: https://podcast64d812.podigee.io/12-newworldofworkupdate

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Urlaub, Corona, Firma: Schutz durch mobiles Arbeiten

Dieser Beitrag wird eher emotionalisieren – vielleicht auch zu einem Aufschrei führen. Doch es muss darüber gesprochen werden, weil immer mehr Unternehmen vor derselben Herausforderung stehen: Wie mit den Urlaubsrückkehrern im Betrieb umgehen? Das Betriebsrisiko ist einfach zu hoch, als dass man das Thema einfach unter den Tisch fallen lassen kann.

Im Produktionsbereich gibt es ohnehin nur eine Lösung derzeit: Fieber messen bei Arbeitsbeginn, jeden Tag. Im Bürobereich jedes Unternehmens schaut es hingegen anders aus. Firmen greifen auf drei mögliche Lösungen zurück. Dazu das folgende Szenario: Frau H. Verbringt zwei Wochen Urlaub in Kroatien und kehrt am kommenden Montag in die Firma zurück. Sie würde direkt aus dem Urlaub ins Büro kommen.

Lösung 1: “Meldepflicht für Auslandsurlaube”

Ein Betrieb fordert seine Mitarbeiter und MitarbeiterInnen auf vor Antritt des Urlaubs der Personalabteilung zu melden, wo der geplante Urlaub verbracht wird, sollte dieser in das Ausland führen. Dies inkludiert sichere und unsichere Länder. Frau H. darf im Rahmren einer solchen Regelung nach dem Urlaub nur an den Arbeitsplatz zurückkehren, wenn ein negativer Corona-Test vorgewiesen wird. Und zuvor muss sie ihren Auslandsurlaub in Kroatien angemeldet haben.

Vorteil:

Relativ hohe Sicherheit für den Betrieb und die MitarbeiterInnen des Unternehmens

Nachteil:

Diese Variante ist ziemlich sicher arbeitsrechtlich nicht durchsetzbar, weil juristisch fragwürdig. Denn warum sollte eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter dem Arbeitgeber mitteilen müssen, wo der private Urlaub hinführt?

Lösung 2: “Meldepflicht für Auslandsurlaube in unsicheren Ländern und Regionen”

Dieses Vorgehen ähnelt der vorherigen Regelung Nr. 1. Die Meldepflicht bezieht sich aber nur auf unsichere Länder oder unsichere Regionen im Ausland (z.B. hat die BRD Anfang August einige Regionen in der Türkei für sicher erklärt). Frau H. würde mit ihrem Kroatienurlaub hier “durchs Rost” fallen (warum auch immer Kroatien zum sicheren Land erklärt wurde, ist mir seit Anfang Juli ein Rätsel). Frau H. würde also nach ihrem Urlaub direkt am Montag im Brieb am Arbeitsplatz erscheinen. Hätte Frau H. ihren Urlaub in Bosnien verbracht, würde der Mechanismus greifen.

Vorteil:

Diese Variante bietet also weniger Schutz als das zuvor beschriebene Vorgehen, aber immerhin mehr Schutz als gar nichts zu tun und alle Urlauber und Urlauberinnen direkt in den Betrieb zurückkehren zu lassen.

Nachteil:

Auch dieser Lösungsansatz ist höchwahrscheinlich arbeitsrechtlich fraglich. Sollte aber der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin sich nicht an die Betriebsregelung halten, trifft ihn oder sie eine Schuld im Sinne von Fahrlässikgkeit, grober Fahrlässigkeit oder sogar Vorsatz mit entsprechenden Konsequenzen.

Lösung 3: “Mobiles Arbeiten nach dem Urlaub”

Dies ist die smarte Lösung: Die Mitarbeiterin Frau H. kehrt am Montag nicht in das Büro zurück, sondern arbeitet 10 Tage im Homeoffice nach dem Urlaubsende. Sollten in der Zeit keine Symptome auftreten, wird Frau H. danach in den Betrieb wieder eingegliedert. So kann es der Betrieb den MitarbeiterInnen vorschreiben. Funktioniert natürlich auch mit Inlandsurlauben. Also: Nach jedem Urlaub führder Weg über das Homeoffice in die Wiedereingliederung.

Vorteil:
Sehr hohe Schutzwirkung für den Betrieb und juristisch nicht allzu “wackelig”. Außerdem gibt es ja aus der ersten Corona-Welle schon Erfahrungen mit dieser Arbeitsform. Höchswahrscheinlich hat Frau H. in der Zeit ohnehin bereits im Homeoffice gearbeitet, und dann geht es ja jetzt auch.

Nachteil:

Die Lösung ist nicht 100% auf alle BüromitarbeiterInnen anwendbar, da – wie bereits die erste Corona-Welle gezeigt hat – zwar vielleicht 98% aller Bürojobs für Homeoffice geeignet sind, aber halt ein oder zwei Prozent nicht. Dieses Gap ist aber verkraftbar. Und für diese Gruppe kann entweder doch noch ein Weg ins Homeoffice gefunden werden. Oder es werden die zuvor beschriebenen Lösungsansätze angewandt (Kombi-Lösung).

Fazit: Es gibt einen Weg, den Betrieb und seinen MitarbeiterInnen vor dem Eintragen von Corona und einer 2. Welle in der Urlaubssaison zu schützen. Mobiles Arbeiten ermöglicht hierbei einen smarten und arbeitsrechtlichen tragbaren Weg. Natürlich gibt es keine 100% Lösung. Denn was macht man mit MitarbeiterInnen, die z.B. ihre Sommerfrische in St. Wolfgang verbracht haben? Aber nichts zu unternehmen, ist aus Geschäftsführungssicht keine Alternative.

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Ist Homeoffice das bessere Büro?

Ist die coronabedingte Verhäuslichung des Büros nur ein taugliches Experiment für Krisenzeiten? Oder ergeben sich aus den Erfahrungen der letzten Monate nachhaltige Konsequenzen für Ort und Form des Arbeitens?

Von Pro: Michael Bartz | 07.00 Uhr, 12. Juli 2020

Michael Bartz – JA: Nach Corona bleibt eine erstaunliche Feststellung: Der Sprung ins Homeoffice hat hervorragend funktioniert. Mitarbeiterinnen und Führungskräfte sind mitgesprungen. Weil es alternativlos war – und für viele auch bleiben wird. Nicht weniger erstaunlich ist jetzt der allgemeine Konsens, dass Homeoffice eine grundlegend positive Erfahrung mit Zukunftspotenzial war. An dieser Stelle müssen die Leistungen der Familien und noch mehr der Alleinerziehenden, die das Arbeiten zu Hause mit Kindererziehung, -betreuung und Homeschooling verbunden haben, gewürdigt werden. Sie haben Außerordentliches geleistet.

In der Klammer über alle Gruppen hinweg zeigen aktuelle Umfragen der Fachhochschule Krems und anderer Institute, dass 70 bis 80 Prozent der Personen, die das Homeoffice in der akuten Coronaphase genutzt haben, daran festhalten wollen. Natürlich nicht so intensiv wie in den letzten vier Monaten, aber jedenfalls in einer ausbalancierten Form. Da die Erfahrungen und auch die zustimmenden Quoten für sich sprechen, haben Vorstände, Geschäftsführungen und Eigentümer heimischer Unternehmen längst begonnen, an Plänen zu arbeiten. Auch unser Forschungsteam, das ein Unternehmensnetzwerk für mobiles Arbeiten betreibt, spürt dies jeden Tag. Unsere ForscherInnen werden mit Unternehmensanfragen “überflutet”. Die entscheidende Frage, die uns immer wieder gestellt wird: In welchem Ausmaß sollen wir, und vor allem ab wann, mobiles Arbeiten zulassen?

Aufgrund von zehn Jahren kontinuierlicher Forschung in diesem Bereich kann diese Frage unternehmensindividuell beantwortet werden. Die spannende Erkenntnis: Aus der Zahl der Anfragen und ersten Studien können wir schließen, dass bis zu 60 Prozent der Unternehmen nachhaltig auf mobiles Arbeiten setzen werden. Mit dem Land Niederösterreich als Pilot-Bundesland gehen wir in die Ausarbeitung flankierender Maßnahmen zur Förderung mobiler Arbeitsweisen. In einer Studie werden Potenziale mobiler Arbeitsweisen für Arbeitsmarkt, Wirtschaft und Verkehrsinfrastruktur untersucht. Und auf Bundesebene hat Arbeitsministerin Christine Aschbacher die Bildung einer Arbeitsgruppe zum Thema bekannt gegeben. Ziel ist es, die notwendigen Rahmenbedingungen für eine nachhaltige Weiterentwicklung mobiler Arbeitsformen zu hinterfragen. So wird es gelingen, das Momentum, das Arbeitnehmer und Arbeitgeber dem Ausbau mobiler Arbeitsformen in Eigeninitiative gegeben haben, durch Maßnahmen zu verstärken. Am Ende wird es ein nachhaltiger Sprung nach vorne sein, der zwei- bis dreimal so vielen ArbeitnehmerInnen den Zugang zu mobilen Arbeitsformen verschafft wie vor Corona.

Contra: Veronika Jakl | 07.00 Uhr, 12. Juli 2020

Veronika Jakl-NEIN: Wenn die schnelle Kommunikation über die Distanz oft verloren geht, soziale Beziehungen am Arbeitsplatz leiden und die Vereinsamung zunimmt, dann kann Homeoffice nur bedingt die Zukunft der neuen Arbeitswelt sein. Würden Sie wirklich gerne nur noch von zu Hause aus arbeiten? Viele haben diese Erfahrung in den letzten Monaten für eine begrenzte Zeit gehabt. Ein Experiment sozusagen. Aber bis zur Pension zu Hause arbeiten? Das kommt für die meisten nicht infrage – zu Recht! Die häufigsten Gründe, warum die meisten Angestellten wieder einige Tage pro Woche ins Büro wollen:

Die schnelle Kommunikation geht über die Distanz oft komplett verloren. Im Büro trifft man die KollegInnen zwischendurch in der Kaffeeküche oder am Gang. Man kann sich schnell am Platz der anderen Person zwei Minuten austauschen. Im Homeoffice werden solche Absprachen zu E-Mails mit Missverständnissen oder längeren Telefonaten. Das informelle Tratschen wird oft auf ein Minimum reduziert. Man erfährt weniger private Details, weil die Gelegenheiten dazu fehlen. Dadurch leiden langfristig Betriebsklima und Vertrauen. Auch hat man es so schwerer, die Verfassung der KollegInnen zu spüren und gegenseitig auf sich zu achten. Studien zeigen, dass die sozialen Beziehungen am Arbeitsplatz schlechter werden, wenn mehr als 2,5 Tage pro Woche im Homeoffice gearbeitet wird. Nicht von ungefähr warnen viele SuchtexpertInnen vor Alkohol im Homeoffice. Denn gerade bei Alleinstehenden fällt die soziale Kontrolle durch andere Personen weg. Hemmungen vor dem Mittagsbier fallen. Wenn dann nur selten Videokonferenzen stattfinden, fällt es wahrscheinlich niemandem auf.

Die freie Zeiteinteilung im Homeoffice führt häufig dazu, dass sich Arbeitszeiten verändern. Bei mehr als 50 Prozent Homeoffice pro Woche steigen auch die Erschöpfungserscheinungen. Oft fällt dann die Abgrenzung zwischen Arbeit und Freizeit schwerer. Auch konnte gezeigt werden, dass mit steigendem Homeoffice die Konflikte mit der Familie zunehmen, vor allem wenn nachts oder am Wochenende gearbeitet wird. Und Alleinstehende? Die neigen zur Vereinsamung im ständigen Homeoffice. Kommunikation auf Distanz ist häufig eindimensionaler. Webinare verkommen oft zu Frontalvorträgen ohne Interaktion. Und Telefonkonferenzen sind selten ein kreatives Brainstorming. Von Hindernissen wie schlechter Ergonomie, Unterbrechungen durch MitbewohnerInnen und fehlender Ausstattung ganz zu schweigen.

Deshalb das Homeoffice ganz verteufeln? Natürlich nicht. Die meisten Beschäftigten wollen in Zukunft eine “gesunde Mischung” und die Wahl haben. Aber das bessere Büro ist Homeoffice definitiv nicht.

Quelle: https://www.kleinezeitung.at/zuhause/immobilienmesse/5838433/Pro-Contra_Ist-Homeoffice-das-bessere-Buero

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