Tipps aus der Forschung an der IMC FH Krems: Mein Kollege Prof. Schachner schickte mir am Dienstag Abend einen Artikel von McKinsey zu Erfahrungen mit Dauer-Homeoffice in China. In dem Artikel bin ich auf eine spannende Tabelle gestossen. Thema der Tabelle, mit welchen Kommunikationstools machen wir optimaler was. Der erste Reflex war: So ein Beraterquatsch (das ist ja oft der erste Reflex, wenn etwas von Berater kommt. Auch ich bin dagegen nicht immun, wie man sieht). Bei weiterem Nachdenken wurde mir aber klar, dass ich bereits in der letzten Woche beobachtet hatte, dass sich Nutzungsmuster in der Dauer-Homeoffice-Situation schärfen. Hierzu eine Melange aus den Vorschlägen von McKinsey und meinen Beobachtungen, die derzeit noch punktuell und natürlich nicht systematisch abgesichert sind. Aber nehmen wir es als Arbeitshypothese:
Telefonat 1:1
Das Telefon ist wichtig geworden, etwas komplexere Themen mit einer anderen Person zu besprechen. Komplexität kann zwei Dinge heissen: Es wäre viel zu aufwändig das Thema mit all seinen Facetten zusammenzuschreiben. Oder es ist noch gar nicht klar, welche Facetten ein Thema eigentlich hat. Da ist der Griff zum Hörer die Abkürzung. Hörer heisst in diesem Fall: Smartphone oder Softphone am Notebook oder Tablet. Dann gibt es aber noch ein zweite Bedeutung, die dem Telefonat zukommt: Beziehungsaufbau und -pflege. Kein Chat und keine E-Mail kann diese Aufgabe so wirksam übernehmen, wenn man sich nicht physisch treffen kann. In der Not ….
Videokonferenz
Diesem Kanal kommen folgende Aufgaben zu: Gegenseitiger Austausch von Informationen und Entscheidungen treffen in einer Gruppe, gemeinsame Planung und der Review von Fortschritten gehören ebenso dazu. Gemeinschaftliche Problemlösung bis hin zu kreativen Schaffensprozessen finden im Dauer-Homeoffice sogar in Videokonferenzen recht erfolgreich statt. Einfach weil sich unser Mindset geändert hat in Richtung: “Es gibt keine Alternative. Vergiss es. Hier und jetzt oder gar nicht”. Unter der Maßgabe funktioniert auch Brainstorming in der Videokonferenz und wird als qualitätsvoll empfunden. Eben, weil das Format alternativlos ist. Und natürlich für Workshops und Trainings kommen Videokonferenzen jetzt zum Einsatz. Unseren Hochschulen werden derzeit komplett so betrieben. Das führt mich gleich auf das nächste Thema.
Videoaufzeichnungen und Audio-Aufnahmen
Die dienen zur Weitergabe von Knowhow. Heute habe ich wieder im Call gehört. Kannst Du mir bitte zeigen, wie X und Y in Microsoft Teams funktioniert. Sofort kam der Zwischenruf: “Könnt Ihr das dann bitte Aufzeichnen, wenn Du Ihr das nachher noch zeigst. Dann können wir uns das alle noch ansehen später”. Genau das ist der Punkt. Wenn man eh, gerade jemanden etwas erklärt und das per Videokonferenz und das z.B. mit Screensharing passiert, dann kann man für die anderen auch gleich die Videoaufzeichnung mitlaufen lassen und das Video intern posten. Und ähnlich ist es mit der wirklich genial einfachen Möglichkeit, in PowerPoint einzelne Charts “magisch zu besprechen”. Ein Click, schon läuft die Audioaufzeichnung. Und Stop und aus. Wie beim guten alten Kassettenrekorder, wer sich noch daran erinnert. Und so macht man das Chart für Chart. Wenn man dann noch daran denkt, das Ganze als *.pptx abzuspeichern und eben nicht als *.ppt, dann bleiben die Aufnahmen noch erhalten. Denn Vorsicht: Viele Firmen haben noch Folienvorlagen im *.ppt-Format im Umlauf. Das ist genauso altbacken, wie die Tatsache, dass ich gerade den Begriff “Folien” verwende. (Das erinnert mich gerade an mein Studium und meinen Professor Bernhard Felderer, die in seinen Volkswirtschafts-Vorlesungen ganze Folienrollen im Halbdunkel inmitten von 500 Studierenden durchspultr. Ich glaube bis heute, die Dunkelheit im Hörsaal diente nur dazu, ihn vergessen zu lassen, dass wir 500 Studierenden überhaupt dort waren. Igendwann muss ich ihn das mal fragen. Ich tue ihm das sicher unrecht. Jetzt ist es eh raus, und vielleicht liest er das und erinnert sich).
Chat
Dringende Fragen und Nachfragen, die haben sich längst den Chat erobert. Das funktioniert viel spontaner als der Griff zum Telefon. Oder oft ist es die Frage “Können wir eben telefonieren?” per Chat. Das ist natürlich viel rücksichtsvoller, als das Telefon unangekündigt läuten und sein Gegeünberüber in dem Moment zusammenzucken zu lassen. Außerdem funktioniert die Abstimmung einfacher Themen sehr gut über Chat. So, wie halt die komplexen Themen besser am Telefon ausverhandelt werden. Was Telefonat und Chat gemeinsam haben? Es sind beides 1:1 Kanäle.
eMail
Die gute alte eMail. Seit den 90er Jahren verfolgt sie uns. Viele Tode ist sie schon gestorben. Aber in der sinnesschärfenden Situation des permanenten Homeoffice wird ihr neues Leben eingehaucht, wenn es darum geht, viele Personen formal zu informieren. Dazu gehören auch Updates oder Statusinformationen.
So. Das gesagt, achten Sie doch bitte selbst einmal bewusst darauf, ob an diesen Aussagen etwas dran ist. Oder probieren Sie es bewusst aus. Den McKinsey-Artikel, die mir Kollege Schachner (Thanks) geschickt hat, finden Sie übrigens hier:
Sollten Sie mehr erfahren wollen, dann hier wieder ein paar Hinweise:
Betriebe, die Fragen zum Thema “Sinnvolle und wichtige Regelungen für das Home Office” haben, wenden sich gerne mit Fragen an unser Forschungsteam an der IMC FH Krems, und zwar per Mail an:
Der Projektfond Arbeit 4.0 der Arbeiterkammer Niederösterreich finanziert ein Forschungsprojekt zu “Regeln für Mobiles Arbeiten” an der IMC FH Krems: https://noe.arbeiterkammer.at/projektfonds
Zum Forschungsprojekt dann gleich hier Informationen:
Vorherige Artikel aus dieser Serie:
https://newworldofwork.wordpress.com/2020/03/23/corona-homeoffice-tip-fur-fortgeschrittene/
https://newworldofwork.wordpress.com/2020/03/19/corona-homeoffice-tip-transparenz/
https://newworldofwork.wordpress.com/2020/03/17/corona-home-office-nahe-schaffen/
https://newworldofwork.wordpress.com/2020/03/16/corona-home-office-tip-grussen/
Weitere Informationen bei Familie & Beruf (Ministerium für Arbeit Familie und Jugend):
https://www.familieundberuf.at/covid-19/home-office-und-kinderbetreuung
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