Tipps aus der Forschung an der IMC FH Krems: Woche 2 im Dauer Homeoffice. In Woche 2 können wir einen Schritt in Richtung “Homeoffice für Fortgeschrittene wagen. Dazu möchte ich auf das Thema “Transparenz” zurückkommen. Worum es hierbei im vorherigen Artikel ging: Transparenz im Dauer-Homeoffice schaffen durch Benutzung des elektronischen Kalenders. Das Thema ist wichtig, denn die Nutzung des elektronischen Kalenders erbringt dreifachen Nutzen:
- Zunächst hilft es, Vorbehalte der Vorgesetzten zu zerstreuen und aufzulösen. Auch gerade bei Vorgesetzten, die Homeoffice und mobiles Arbeiten “nie niemals” haben wollten.
- Es hilft aber ebenso, die Koordination mit KollegInnen und Kollegen auf ein gutes Niveau anzuheben – gerade wenn man jetzt ein wenig in andauerndem gefühlten Blindflug unterwegs ist.
- Und dann hilft man sich aber auch selbst damit. Indem man klare Erholungszeiten abgrenzt und die nötigen Freiräume für die Familie schafft (siehe familieundberuf.at)
Deshalb hier und jetzt Tipps zur Nutzung des elektronischen Kalenders für Fortgeschrittene:
Wenn Sie sich also entschlossen haben, den elektronischen Kalender zu nutzen, wenn Sie ihn auch tatsächlich freigeschalten haben und die ersten Eintragungen drin sind, dann stellt sich jetzt die Frage, was kann und sollte ich dort eintragen? Beginnen wir mit den Basics und steigern wir es langsam:
- Geplante Meetings sollten Sie natürlich eintragen, also Videokonferenzen und Audiocalls. Idealerweise gehen Sie in der Firma sich ohnehin gleich über den elektronischen Kalender zu “Meetings” einzuladen. Das erspart jede Menge Mailverkehr.
- Dann geben Sie dem Tag Struktur, indem Sie im Vorhinein im Kalender notieren, was Sie sich für morgen vorgenommen haben. Diese Eintragungen können Sie in zwei verschiedenen Formen nutzen, was ich in den nächsten zwei Punkten kurz erläutere.
- So eine Eintragung kann die Funktion eines Notizzettels (Reminder) haben, der uns ganz simpel erinnern soll, wie “Herrn X anrufen”.
- Dass Sie geplante Tätigkeit eintragen kann, aber auch dazu dienen, die grösseren Aufgaben für die nächsten Tage genau auf diese zu verteilen und auf diesem Weg zu durchdenken, was bis wann geschafft sein sollte und wieviel Zeit erfordert. Das hilft Ihnen selbst, aber auch Ihren Vorgesetzten und KollegInnen. Wichtig ist: Kleinteiligkeit vermeiden. Kein Block unter einer Stunde. Denken Sie eher im Big Picture, also in Blöcken von zwei und drei Stunden. Was macht man dann mit den Kleinigkeiten? Genau das, was ich jetzt tue: Separat verpacken. Deshalb gleich mein nächster Tip.
- Kleine, kurze Tätigkeiten verpacken Sie bitte in Ihrem Kalender als “Miscellaneous” oder “Dies und Das” oder “Verschiedenes”. Bitte fangen Sie nicht an, Eintragungen im 15-Minuten- oder 30-Minuten-Eintragungen vorzunehmen. Es sei denn, es ist ein Reminder, ein Erinnerungszettel (siehe Nr. 3).
- Wichtig ist: Wenn Sie geplante Tätigkeit eintragen, dann trauen Sie sich auch, zu notieren bei welchen Tätigkeiten Sie nicht gestört werden wollen, z.B. wenn Sie konzentriert an einem Konzept zu arbeiten haben. Wählen Sie für die Eintragung gleich die Farbe rot, und schreiben Sie eplizit mit in den Termintext “Nicht Stören! Arbeit an X-Konzept“.
- Und jetzt geht es um Sie im engeren Sinne und im weiteren Sinne. Zunächst im engeren Sinne: Denken Sie z.B. daran, in Zeiten des permanenten HomeOffice Fit zu bleiben. Machen Sie Sport zuhause, z.B. Yoga. Holen Sie das Trainingsrad heraus, das damals gar nicht so billig war, und brandneu aber verstaubt in der Ecke steht. Jetzt machen Sie ernst: Blocken Sie die Zeit für Sport in Ihrem Kalender aus. Und dann ziehen Sie es auch durch. Der einzige Nachteil dieser Methode: Spekulieren Sie nicht darauf, dass eine Kollegin oder Kollege Sie dann in der Zeit anruft und Ihnen einen Grund gibt, Ihren guten Vorsatz zu durchbrechen. Zusammgefasst: Schaffen Sie sich Freiraum, indem Sie Me-Time in den Kalender eintragen. Wahrscheinlich ist Ihre Kernzeitregelung ohnehin aufgehoben. Und planen Sie am frühen Nachmittag Me-Time ein. Dafür arbeiten Sie dann halt, ein Stunde länger, wenn alle anderen Umstände es erlauben.
- Und damit kommen wir auch schon auch zum “im weiteren Sinne” und die “anderen Umstände”. Viele von uns pflegen Angehörige zu Hause oder sind aktive Väter (!!!) und Mütter in der Kindererziehung. Kinder können und sollen Sie nicht in die Ecke stellen im Home Office. Umgekehrt: Kinder brauchen über den ganzen Tag ausgedehnte Fenster der Zuwendung in der jetzigen Dauersituation. Und ausgedehnt heisst nicht 5 Minuten zwischen zwei Telefonkonferenzen. Und Pflege hat auch seinen Rhythmus; zumal die externe Pflegekraft derzeit gar nicht zu Ihnen kommen kann. Blocken Sie deshalb diese Zeiten deutlich in Ihrem Kalender. Das ist das Signal: “Familie und Beruf. Lasst mich eine Stunde in Ruhe. Ich bin dann wieder konzentriert für Euch da. Geduld und Ruhe. Alles hat seine Zeit.” (siehe auch home-office-und-kinderbetreuung-eine-machbare-kombination)
- Und zuletzt: Wenn Ihnen insbesondere der Tip Nr. 1 bis 6 so vorkam, als würde er auf Ihren Bürojob gar nicht zutreffen, dann kann es daran liegen, dass Ihre Tätigkeit mehr transaktional ausgerichtet ist. Vielleicht arbeiten Sie z.B. in der Buchhaltung. Gerade dann sind aber die Tipps Nr. 7 und 8 besonders nützlich für Sie.
Genug der Worte. Das ist jetzt schon ein Riesenpaket für Fortgeschrittene geworden. Experimentieren Sie. Letzte Woche bekam ich eine E-Mail aus der Geschäftsführung von Great Place to Work Austria (siehe https://www.greatplacetowork.at/) mit dem Feedback, dass ein Mitarbeiter mit seinen Kolleginnen und Kollegen den virtuellen Kaffeplausch aktiv ausprobiert. Eine Firma in Deutschland war ganz begeistert von dem Vorschlag des virtuellen Stand-up Meetings in der Früh. Sollten Sie mehr erfahren wollen, dann hier wieder ein paar Hinweise:
Betriebe, die Fragen zum Thema “Sinnvolle und wichtige Regelungen für das Home Office” haben, wenden sich gerne mit Fragen an unser Forschungsteam an der IMC FH Krems, und zwar per Mail an:
Der Projektfond Arbeit 4.0 der Arbeiterkammer Niederösterreich finanziert ein Forschungsprojekt zu “Regeln für Mobiles Arbeiten” an der IMC FH Krems: https://noe.arbeiterkammer.at/projektfonds
Weitere Informationen bei Familie & Beruf (Ministerium für Arbeit Familie und Jugend):
https://www.familieundberuf.at/covid-19/home-office-und-kinderbetreuung
Vorherige Artikel aus dieser Serie:
https://newworldofwork.wordpress.com/2020/03/19/corona-homeoffice-tip-transparenz/
https://newworldofwork.wordpress.com/2020/03/17/corona-home-office-nahe-schaffen/
https://newworldofwork.wordpress.com/2020/03/16/corona-home-office-tip-grussen/
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