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Archive for the ‘Impression Management’ Category

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Abstract in German language: Die Erkältungssaison ist wieder gestartet. Warum kommen Mitarbeiter in dieser Zeit krank ins Büro? Eine Studie der East Anglia Universität erklärt das.

It is winter. The cold is taking over company offices. Collective sneezing and sharing of infections becomes the company standard. Wouldn’t it be smart to allow your people to work more from home or other places in order to keep infection rates in your workforce down? On the other, if a company does not have the capability of mobile working or does not allow for it, your staff will regularly join the office community being sick. Your can be sure. The phenomenon is called presenteeism. Read the following article published by the Uni of East Anglia:

“This could help to prevent High job demands, stress and job insecurity are among the main reasons why people go to work when they are ill, according to new research by an academic at the University of East Anglia.

The study aims to improve understanding of the key causes of employees going to work when sick, known as presenteeism, and to help make managers more aware of the existence of the growing phenomenon, what triggers the behaviour and what can be done to improve employees’ health and productivity.

A key finding of the study, published today in the Journal of Occupational Health Psychology, is that presenteeism not only stems from ill health and stress, but from raised motivation, for example high job satisfaction and a strong sense of commitment to the organisation. This may motivate people to ‘go the extra-mile’, causing them to work more intensively, even when sick.

One of the significant links to presenteeism is the severity of organisational policies used to monitor or reduce staff absence, such as strict trigger points for disciplinary action, job insecurity, limited paid sick leave, or few absence days allowed without a medical certificate.

Lead author Dr Mariella Miraglia, a lecturer in organisational behaviour at UEA’s Norwich Business School, argues that presenteeism is associated with work and personal factors, not just medical conditions. Also, that these factors are more strongly related to, and so more able to predict, presenteeism than absenteeism.

In previous research presenteeism has been associated with both negative and positive effects on employee productivity and welfare, with contradictory causes and consequences for individuals and organisations. It has been linked to lower performance, exacerbating health problems and affecting wellbeing, with more productivity loss than absenteeism. The Centre for Mental Health has previously calculated that presenteeism from mental ill health alone costs the UK economy £15.1 billion a year.

“This study sheds light on the controversial act of presenteeism, uncovering both positive and negative underlying processes,” said Dr Miraglia, who worked with Dr Gary Johns of Concordia University in Montreal, Canada. “It demonstrates that presenteeism is associated with work features and personal characteristics and not only dictated by medical conditions, in contrast to the main perspective of occupational medicine and epidemiology.

“Working while ill can compound the effects of the initial illness and result in negative job attitudes and withdrawal from work. However, the possible negative consequences of being absent can prompt employees to show up ill or to return to work when not totally recovered. Organisations may want to carefully review attendance policies for features which could decrease absence at the cost of increased presenteeism.”

The research analysed data from 61 previous studies involving more than 175,960 participants, including the European Working Conditions Survey which sampled employees from 34 countries. Dr Miraglia developed an analytical model to identify the most significant causes of presenteeism and absenteeism, with work and personal characteristics relating differently to presenteeism depending on whether they followed a ‘health impairment’ or ‘attitudinal/motivational’ path.

Job demands, such as workload, understaffing, overtime and time pressure, along with difficulty of finding cover and personal financial difficulties, were found to be key reasons why people might not take a day off. Conflict between work and family, and vice versa, and being exposed to harassment, abuse, and discrimination at work were also positively related to presenteeism. This is because these negative experiences can exacerbate stress and harm health, requiring employees to choose between going to work and staying away.

Those who had a supportive work environment, for example supportive colleagues and a good relationship with managers, felt they did not have to go to work when ill, and were both more satisfied with their jobs and healthier. Optimism was linked to presenteesim, in that those with a positive outlook were more willing to carry on with their work while ill.

“Because presenteeism is more predictable than absenteeism, it is easy to modify by management actions,” said Dr Miraglia. “Workplace wellness and health programmes may be desirable to reduce stress and work-related illness. Furthermore, although increasing job resources, such as job control and colleague, supervisor, and organisational support, can be helpful in tackling presenteeism through their positive impact on health, our results suggest that controlling job demands represents a key line of defence against the behaviour.

“Organisations may benefit from well-designed jobs that limit the level of demands to which employees are exposed to every day, for example by reducing excessive workload, time pressure and overtime work, as well as making sure they have the resources they need.”

Dr Miraglia said further research was needed to understand when going to work while ill could be a “sustainable” and positive choice, for example in the case of a gradual recovery from long-term sickness, to improve self-esteem in the face of chronic illness or being an example of citizenship behaviour.

“It could be a good thing for some people, a way of integrating back into work again,” she added. “But it would depend how much the individual and organisation wanted it and were prepared to be flexible, for example by modifying job descriptions or offering flexy time.”

‘Going to work ill: a meta-analysis of the correlates of presenteeism and a dual-path model’ is published in the Journal of Occupational Health Psychology on November 9, 2016.”

Article sources: https://www.uea.ac.uk/about/-/research-reveals-key-reasons-people-go-to-work-when-ill

Picture source and more information: https://www.careeraddict.com/make-sure-sickness-bugs-don-t-destroy-your-office

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Seit den 70er Jahren gibt es intensive Forschung zum Verhaltensweisen und –normen am Arbeitsplatz. Durch die Flexibilisierung und Digitalisierung der Arbeitsplätze in grosser Menge in den letzten 10 Jahren, bilden sich auch massiv neue Verhaltensformen und Verhaltensregeln heraus. Ein Artikel von Bettine Dobe in Computerwelt beschreibt einige dieser Verhaltensformen und gibt Empfehlungen:

“Während des Meetings E-Mails und SMS schreiben? Vom Home Office aus im Schlafanzug am Conference Call teilnehmen? Wie benimmt man sich in der digitalen Arbeitswelt richtig?

Damen wird die Tür aufgehalten, mit vollem Munde spricht man nicht, und wer niest, entschuldigt sich: Für die analoge Welt haben wir jede Menge Regeln, die das Zusammenleben lenken. Das digitale Zeitalter ist aber zu rasch über uns hereingebrochen, als dass die Gesellschaft schon digitale Knigge-Regeln hätte entwickeln können. Viele Fragen bleiben unbeantwortet: Ist es zum Beispiel in Ordnung, in einem Meeting kurz eine Email zu beantworten? Wie verhält man sich richtig in einer Videokonferenz? Und wie sollte man Emails schreiben, ohne dem anderen auf den Schlips zu treten?

Diese Fragen hat sich auch ein Team der Telekom gestellt und dazu die Studie "eEtiquette@work – Empfehlungen für die Zusammenarbeit in der digitalen Welt" durchgeführt. Gemeinsam mit Wissenschaftlern, Powernutzern und der Deutschen Knigge Gesellschaft erarbeiteten sie neue "Benimmregeln" für die digitale Zusammenarbeit. "Das sind aber keinesfalls feste Regeln, die jeder einhalten muss", sagt Julia Leihener, Projektleiterin der Telekom und Verantwortliche im Bereich nutzerorientierte Forschung und Innovation. Sie betrachtet die Empfehlungen eher als Vorschläge dafür, wie man digital besser miteinander umgehen kann.

Das Thema brennt vielen auf den Nägeln: Auf der Website eetiquette.de/ diskutierten Nutzer fleißig darüber, wie man sich zum Beispiel auf Facebook verhalten und ob man sein Date googeln sollte. Mehr als 150 Empfehlungen sind dort nachzulesen, einige stellen wir hier vor.

SMARTPHONE WEG, PROJEKTARBEIT!

Aus zähen Meetings ist vielen die Situation bekannt: Alle starren auf ihr Smartphone oder das Laptop, nur nicht auf den, der gerade seine Ergebnisse präsentiert. Das ist weder höflich, noch kommunikativ. Schuld daran ist nicht nur eine oft langweilige Präsentation (und falsche Meetingteilnehmer), sondern auch eine kaum noch zu bewältigende Arbeitslast. "Man muss mit den Email-Bergen klarkommen – und nutzt eben jede Minute dafür, sie abzubauen", sagt Leihener. Sie rät dazu, in Treffen und Präsentationen nicht auf Smartphone, Laptop und Co. zu blicken.

Leihener plädiert gegen die Wand aus Laptops im Meetingraum und bemüht eine Analogie, um Chefs davon zu überzeugen, dass nur der Präsentierende einen PC braucht. "Stellen Sie sich vor, alle würden nur noch in Autos mit getönten Scheiben sitzen. Das wäre doch furchtbar", sagt sie. Ein sinnvoller Austausch kann im Meeting nicht stattfinden, wenn alle versuchen, mit Multi-Tasking Emails zu beantworten und gleichzeitig der Präsentation zu folgen. Für das nächste Treffen: Laptops weg und zuhören. Das kann die Meetingzeit verkürzen, verhindert Nacharbeit und macht das Treffen an sich deutlich produktiver.

SMARTPHONE-PAUSEN FÜR SÜCHTIGE

Nicht nur das Laptop oder Tablet sind ein Problem während eines Meetings: Wie überzeugt ein Chef seine Mitarbeiter davon, ihr Handy in der Hosentasche zu lassen? Das kann mit einem einfachen Trick gelingen. "Man kann eine feste Smartphone-Pause im Meeting einplanen", schlägt Leihener vor. Sie selbst hat das in Treffen bereits ausprobiert und festgestellt, dass die Teilnehmer konzentrierter bei der Sache seien, wenn sie wüssten, dass sie bald genügend Zeit für das Beantworten von Emails hätten. "Die Smartphone-Pause hat die Raucherpause ersetzt", lacht sie.

Aber ein Internet-Verbot während eines Treffens möchte sie keinesfalls aussprechen. Komplett ohne Smartphone, Teablet und Co. ins Meeting zu kommen, ist ohnehin unrealistisch und unpraktisch. "Wer einen Termin ausmachen will, schaut oft auf seinen digitalen Kalender. Dafür braucht man sein Smartphone", sagt sie.

ES GIBT KEINE INFORMATIONSFLUT

Dass Emails an sich ein Problem sein können, darüber jammern viele Wissensarbeiter. Doch wie dem Ganzen Herr werden? Echte Strategien gegen die Email-Flut haben nur wenige Unternehmen. Doch auch dafür hat Leihener mit ihrem Team eine Gegenstrategie entwickelt. "Viele Menschen stellen zum Beispiel ihre Email-Programme nicht optimal auf die eigenen Bedürfnisse ein", sagt Leihener. Der eine kann das Ping einer neuen Email gut ignorieren und konzentriert weiter arbeiten, den anderen stört es aber kolossal. Insgesamt trägt die Standardeinstellung dazu bei, dass Emails die meisten Berufstätigen eher nerven. "Es gibt so viele Software-Einstellungen, die sinnvoll sind – nur nutzt sie kaum jemand", sagt Leihener. Regel Nummer 23 der eEtiquette lautet nicht von ungefähr: "Es gibt keine Informationsflut, nur schlechte Filter."

Zu den Filtern gehört auch der Ausknopf. "Man muss lernen, dass Smartphone ab oder auf Flugmodus zu schalten – sonst ist man Sklave des Mediums", sagt Julia Leihener. Die "Digitalen Öffnungszeiten" dürften nicht rund um die Uhr sein, rät sie. Ständig verfügbar zu sein, tut auf Dauer nicht gut. Nur sei es wichtig, diese Auszeiten den Teammitgliedern gut zu kommunizieren. Wer beispielsweise Ruhe braucht, um einen Text zu schreiben, sollte das deutlich machen. "Gut wären Räume, in denen man zum Beispiel keinen Empfang hat und in denen man sich ganz bewusst eine Auszeit setzen kann", schlägt Leihener vor.

FLEXIBILITÄT IST NICHT GLEICH UNZUVERLÄSSIGKEIT

Die zunehmende Flexibilisierung der Arbeitswelt erfordert ohnehin Auszeiten aller Art. Zwar bedeuten Home Office, Tele- und Teilzeitarbeit, dass viele Menschen von unterwegs oder zu ungewöhnlichen Zeiten arbeiten. Doch das heißt nicht, dass jeder jederzeit verfügbar ist. "Man muss sich schon an vereinbarte Zeiten halten und nicht willkürlich fünf Minuten vorher das Meeting absagen", sagt Leihener. Flexibilität ist nicht mit Unzuverlässigkeit gleichzusetzen. Wer gut digital zusammenarbeiten will, sollte die Knigge-Regeln aus dem echten Leben nicht vergessen. Wenn es beim Face-To-Face-Meeting unhöflich ist, 20 Minuten zu spät zu kommen, warum sollte es beim virtuellen Meeting anders sein?

VIRTUELLE KONFERENZEN

Auch in Video- oder Conference-Calls kann man sich digital daneben benehmen. "Checke vorher deine Wanddekoration", lautet zum Beispiel Tipp Nummer 28 zu Videokonferenzen. Urlaubsbilder und zusammengeknüllte Wäsche will kein Kollege sehen. Ein gezielter Einsatz der Stumm-Funktion während einer Telko vermeidet weitere Peinlichkeiten: Wer von unterwegs an einer Konferenz teilnimmt, kann seine Mithörer mit Motorengeräuschen, Zugdurchsagen oder Essgeräuschen stören.

Welche Blüten die Flexibilität der Arbeitswelt treibt, beschreibt eine Studienteilnehmerin, die dank der Mute-Funktion während einer langen Telefonkonferenz duscht. Wer sich nicht lautlos stellen kann, weil er tatsächlich etwas wichtiges zu sagen hat, sollte dies auch den anderen Mitbewohnern in Haus, Wohnung oder WG sagen – sonst hört das gesamte Team, wie der DJ-Mitbewohner sein Set für den Abend mischt.

DRESSCODE AUCH IM HOME OFFICE

Eine weitere wichtige Regel für das neue Arbeiten in der digitalen Welt: Leihener rät dazu, sich auch im Home Office ordentlich anzuziehen. Es muss ja nicht gleich der Anzug mit Krawatte sein, aber falls auf einmal ein Video-Chat ansteht, sollte man präsentabel sein. "Außerdem ist man einfach konzentrierter, wenn man sich richtig angezogen hat", sagt Leihener.

"Beim Home Office hat der Tag einfach weniger Struktur, deshalb ist es mir schon mal passiert, dass ich den ganzen Tag im Schlafanzug am Laptop gesessen habe. Man bekommt dann nicht so schnell die Kurve, auch andere Dinge zu erledigen", beschreibt ein Studienteilnehmer seinen Pyjama-Arbeitstag. Geduscht und angezogen erledigen sich die Dinge fast schon von allein.

REDET DARÜBER!

Die neuen Möglichkeiten der Kommunikation erfordern übrigens genau das: Man sollte darüber reden, wie man miteinander kommunizieren möchte. Jeder arbeitet mit anderen Kommunikationsmitteln unterschiedlich gut. Der eine zieht Emails vor, der andere ein rasches Telefonat. "Am besten spricht man sich mit seinen Teamkollegen ab, wie man am liebsten kommuniziert", rät Leihener.

Wie ausgefeilt und weit gereift digitale Technik heute auch sein mag – persönliche Treffen ersetzen eine Email oder ein Online-Chat nicht. "Virtuelle Teams sollten sich vor Arbeitsbeginn auf jeden Fall treffen – wer seinen Kollegen kennt, arbeitet produktiver", sagt Leihener. Und übrigens: "Die besten und kreativsten Ideen kommen oft in der Kaffeepause zustande oder wenn man sich zufällig begegnet", fügt Leihener hinzu. Das geht natürlich nur, wenn man auch im Büro anwesend ist.

Überhaupt werde oft die Menschlichkeit vergessen: Wer am Telefon lächelt, kann gleich bei seinem Gesprächspartner punkten. "Dein Gegenüber ist wichtiger als dein Tweet", lautet darum Regel Nummer 2 und Regel Nummer 9: "Am Ende der Leitung sitzt immer ein Mensch."”

Quelle Text: http://www.computerwelt.at/news/karriere/arbeitsplatz/detail/artikel/105935-eetiquette-bei-der-arbeit-so-geht-digitale-hoeflichkeit/

Quelle Bild:
http://www.fem.com/lifestyle/artikel/benimmregeln-eetiquette-hoeflichkeit-2.0

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