RMW: Über Nacht bekommen nicht alle Notebooks

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Wir hatten bereits diskutiert, dass vor der Einführung mobiler Arbeitsweisen sehr konsequent geklärt werden muss, welche Jobrollen für das mobile Arbeiten geeignet sind. Außerdem wurde auch klar, das die persönliche Eignung ein Faktor ist, der für ein klares Ja oder Nein gleichwertig zu berücksichtigen ist. Das Ergebnis dieses Klärungsprozesses sind sogenannte Positivlisten oder auch Ausschlusslisten, die dokumentieren, wer dabei ist und wer nicht. Auf dieser Basis kann dann auch die nächste Hausaufgabe angegangen werden. Das ist die Frage der technischen Machbarkeit aus IT-Sicht. Was damit gemeint ist, lässt sich anhand eines ganz zentralen Punktes klären: Überlegen Sie einmal für Ihre Firma. Haben alle MitarbeiterInnen ein Notebook? Oder umgekehrt: Wieviele Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen arbeiten im Büro an einem Desktop-Computer? Wahrscheinlich ist die zweite Zahl gar nicht so gering. Klar ist: Mobiles Arbeiten funktioniert nur mit Notebook oder Tablet. Und wenn die Zahl der Desktop-Arbeitsplätze hoch ist, dann bedeutet dies, dass der Umstellungsbedarf besteht. Geht das über Nacht? Nein. Natürlich nicht. Denn die Umstellung von Desktop auf Notebook erfordert relativ hohe Investitionen. Wann und wie genau, das hängt von der IT-Policy im Unternehmen ab und der Frage, ob die PC-Ausstattung gekauft und abgeschrieben wird oder PCs auf Leasingbasis verwendet werden. D.h. erst entlang der Abschreibungsfristen oder den Auslaufterminen von Leasingverträgen kann realistisch der Austausch der PC-Ausstattung Schritt für Schritt erfolgen. Ein zweiter Kostentreiber sind hochgradig performante Desktop-Computer. Programmieren, CAD-Zeichnen, Video- und Audiobearbeitung oder das Echtzeit-Trading von Waren oder Finanzprodukten erfordern genau solche hochperformanten Rechner. In der Notebook-Version kosten solche Rechner ein Heidengeld, also ein Vielfaches des Preises eines Notebooks für Office-Anwendungen. Was bedeutet das? Etwas ganz Einfaches: Es ist erfolgskritisch bei der Einführung mobiler Arbeitsweisen die Erwartungen in Bezug auf die technische Ausstattung realistisch zu setzen und klar auszusprechen, dass z.B. nicht alle MitarbeiterInnen über Nacht mit Notebooks ausgestattet werden. Dazu ist wichtig, genau auf die oben genannten Umstände hinzuweisen und zu erklären, welche Faktoren den Ablauf des Austausches zeitlich bestimmen.

Es sind jedoch nicht die PCs alleine. Andere Faktoren die Geschwindigkeit der technischen Umstellung, wie weitergehend die Forschung im Bereich Digitalen Business Transformation an der IMC FH Krems zeigt:

  • Setzen wir die Liste mit einem relativ kleinen Thema fort: Gibt es Arbeitsplätze, die eine technische Sonderausstattung erfordern? Dazu gehören z.B. ein Doppelbildschirm oder eine hochperformante Datenleitung. Diese Umstände können zu einem No-Go für mobiles Arbeiten für bestimmte Jobrollen führen.
  • Wichtig zu beachten sind auch die Kosten des VPN-Zuganges. Einige MitarbeiterInnen verfügen ziemlich sicher bereits über einen VPN-Zugang. Was bedeutet es aber, wenn zukünftig ein Großteil der Belegschaft mit VPN ausgestattet sein wird? Die simple Antwort: Mehrkosten, und zwar im Umfang von 20 bis 40 EUR pro MitarbeiterIn pro Monat? Üblicherweise sind diese Kosten durch die jeweiligen Abteilungen und Teams zu tragen. Im Zuge der Einführung mobiler Arbeitsweisen ist aber die Mehrkostenbelastung zumeist nicht budgetiert worden. Hier muss zumindest im laufenden Geschäftsjahr eine Übergangsregelung getroffen werden. Und für die Folgejahre sind diese Mehrkosten dauerhaft zu budgetieren.
  • Software für Zusammenarbeit und Kommunikation – Startpunkt ist hier die Frage: Gibt es bereits eine Voice-over-IP-Telefonielösung (VoIP) für alle MitarbeiterInnen, die es erlaubt über das jedes Notebook mit KollegInnen zu telefonieren? Und dann gleich die entscheidende Zusatzfrage: Erlaubt diese Lösung auch Outbound-Calls zu externen Telefonnummern im Festnetz und Mobilnetz? Ohne diese Lösungsbausteine ist mobiles Arbeiten illusorisch. Die Einführung einer VoIP-Lösung ist nicht nur eine Frage der technischen Umsetzung. Als viel wichtiger stellt sich heraus, dass MitarbeiterInnen rechtzeitig und sorgfältig auf den Umgang mit VoIP vorbereitet werden sollten. Denn zumeist ist die VoIP-Funktion Teil einer Multi-Channel-Kommunikations- und Kollaborations-Softwarelösung. Und damit im Unternehmen nicht eine riesige Investitionsruine errichtet wird, ist entsprechendes Training und Change Management erfolgskritisch.

Was die oben diskutierten Punkte zeigen und unterstreichen, ist die Notwendigkeit, in Bezug auf die technische Machbarkeit mobiler Arbeitsweisen die Zeitleiste realistisch zu setzen. Auch technisch funktioniert mobiles Arbeiten nicht, wie ein Lichtschalter, den man einfach auf “On” stellen kann. Stattdessen erfordert die Schaffung der technischen Voraussetzungen einen agilen, schrittweisen Roll-out entlang der technischer und budgetärer Rahmenbedingungen. Entscheidend im Transformationsprozesse ist auch hier Transparenz über das Wann, Wo, Was, damit kein Neid und Unmut in der Organisation entsteht, sondern von Anfang an die positiven Effekte mobiler Arbeitsweisen nachhaltig in der Organisation verankert werden.

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