Ist eMail out?

image

Ein Artikel von Michael Bartz und Thomas Schmutzer in der Printausgabe des Standard vom 05.04.2014.

Als Wissensarbeiter sind Kommunikationswerkzeuge für uns das A und O. Wissen ist zu einem eines der wichtigsten Güter, vielleicht sogar dem wichtigsten Gut überhaupt geworden, und wir alle verwenden eine Vielzahl an Kommunikationskanälen und –tools, um an Informationen und Wissen zu gelangen oder diese zu verbreiten. Die zunehmende Zahl der Kommunikationskanäle ist ein wesentlicher Treiber für die Veränderungen, die mit der neuen Welt der Arbeit einhergehen. Ohne diese Vielfalt an Kommunikationsmöglichkeiten, ohne die Schnelligkeit und Flexibilität, die sie uns bringen, wäre die neue Welt der Arbeit wohl lange nicht so präsent und vorherrschend, wie sie es aktuell bereits ist. Die Entwicklung ist enorm, die Geschwindigkeit mit der neue Kommunikationswerkzeuge eingeführt werden, rasant. Smartphones klingeln, Emails trudeln ein, eine SMS informiert uns in kurzen Worten, Nachrichten auf der Voice Mail warten darauf abgehört zu werden, wir chatten, wir nutzen Apps und Videotelefonie, wir kommunizieren privat und beruflich auf Social Media Plattformen und vieles mehr. Hin und wieder greifen wir auch noch zum Festnetzapparat. Eine Vielzahl an Kommunikationskanälen umgibt uns. Kommt ein neuer Kanal dazu, reihen wir ihn eilig in die Liste der bestehenden, um ihn auch sofort zu nutzen. „Aufgrund der steigenden Vielzahl von verfügbaren Kommunikationsmedien, wird es für den Mitarbeiter immer schwieriger relevante Informationen herauszufiltern und den richtigen Kommunikationskanal auszuwählen. Deshalb setzen wir mit unserem Future Office Konzept auf integrierte Lösungen, die für den Mitarbeiter relevante Informationen und vorhandenes Wissen einfach zugänglich machen und Kommunikation und Kollaboration kombinieren. Die Information muss den Benutzer finden – und nicht umgekehrt!“, meint Daniel Freiberger, Topic-Owner für das Thema Arbeitsplatz der Zukunft bei Tieto. Oft verwenden wir Kommunikationskanäle in unserem täglichen Alltag anders als ursprünglich gedacht. Ein gutes Beispiel dafür ist Email. Email ist aus dem heutigen Geschäftsleben ebenso wenig wegzudenken, wie aus unserem privaten Umfeld. Wir verfassen Nachrichten, Protokolle, Vertragstexte und sonstige Texte aller Art in Emails und schicken diese an den Empfänger. Oftmals schicken wir Emails auch an viele Empfänger, die an häufig ihrerseits noch weitere Empfänger hinzufügen. Wodurch sich ein Email, das ein paar Mal als Diskussion zwischen zwei Personen hin und her geschickt wurde, durch den immer größer werdenden Verteiler leicht und schnell verhundertfacht. Effizienzfalle Nummer eins! Denn all diese Kommunikation muss auch gelesen werden, was unter Berücksichtigung der Vielzahl an sonstigen Kommunikationskanälen, die wir auch noch bedienen, schnell zur Herausforderungen werden kann. Oftmals laufen solche Emailkommunikationen wie ein Life Chat ab: auf die Frage folgt bereits Sekunden später die Antwort und darauf wieder in Echtzeit die Gegenantwort und so weiter. Die vielen Empfänger, die im Verteiler CC hinzugefügt wurden, sind stille Mitleser. Effizienzfalle Nummer zwei! Denn gerade für solche Zwecke, wo Themen ausdiskutiert werden oder gemeinsam an einer raschen Lösung gearbeitet wird, wäre eine Chat, eine Videokonferenz, ein Anruf oder auch ein Meeting weitaus geeigneter. Das Ergebnis dieser Diskussion wiederum findet in Email einen perfekten Kanal, um es – gerne auch einem größeren Empfängerkreis – zuteilwerden zu lassen. Soll bzw. Kann man Email aus der Unternehmenskommunikation zur Gänze streichen? Kann man es durch andere, geeignetere Kommunikationskanäle ersetzen, stattdessen mehr auf Collaboration Tools setzen? Dr. Margarete Schramböck, CEO NextiraOne Austria: „Eine wesentliche Entwicklung werden wir in der unternehmensinternen Kommunikation sehen, in der E-mail aus meiner Sicht in den nächsten zehn Jahren fast zur Gänze verschwinden wird und neuen Formen der Kommunikation weicht, die wir heute schon als Inhouse-Social Media bezeichnen. In der externen Kommunikation mit Kunden und Lieferanten wird E-mail weiter seinen Platz finden als Ersatz für Briefe und Fax. Inhouse jedoch werden wir eine Revolution erleben, in der E-mail keinen wesentlichen Platz mehr einnehmen wird.“
Die neue Welt der Arbeit bringt uns viel Neues, sie bringt uns Flexibilität, Selbstbestimmung und Geschwindigkeit – und all dies benötigt Spielregeln für eine reibungslose Zusammenarbeit. Diese Spielregeln sind Unternehmensspezifisch zu erstellen: welches Kommunikationsmittel nutzen wir wofür und wie nutzen wir es? Manches wird die durch Natur der Sache selbst bestimmt, wie etwa die Unmöglichkeit eines Festnetzgespräches, wenn der Anrufer seinen Arbeitsort nach extern verlegt hat. Manches muss aber auch offen geklärt werden. Wie etwa die Tatsache, dass Email ein großartig funktionierender Kanal ist, wenn es um die Übermittlung von langen Informationen, Protokollen und Nachrichten geht aber nur gering Eignung aufweist, wenn ein möglichst zeitnaher Austausch von Informationen im Fokus steht. Ist Email also out? Keineswegs, aber der richtige Umgang mit diesem Medium muss definiert werden. Die neue Welt der Arbeit bringt uns viele neue Möglichkeiten, viele Optionen um schneller und effizienter zu werden. Die neue Welt der Arbeit verlangt aber auch nach klaren Regeln, um besagten Effizienzgewinn zu heben und die gesteigerte Komplexität der vielen Informationen und neuen Kommunikationskanäle ein wenig zu lichten. Manche dieser Regeln verschmelzen implizit mit der jeweiligen Unternehmenskultur, manche andere wollen besser explizit ausgesprochen und im Unternehmen als Spielregeln festgemacht werden.

Am 25. Februar ist das „Buch New World of Work – Warum kein Stein auf dem anderen bleibt“, von Michael Bartz und Thomas Schmutzer im Lindeverlag und Verlag Handelsblatt/Wirtschaftswoche erschienen.

Der Artikel im Standard:

http://derstandard.at/1395364819145/Geschwindigkeit-trifft-Information

Blog “Neues Arbeiten” von Thomas Schmutzer:

http://www.thomasschmutzer.com/

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.